Kebanyakan perusahaan besar menggunakan layanan berbasis cloud untuk transfer file dari internal ke eksternal, atau sebaliknya. Layanan berbagi file melalui cloud juga digunakan untuk mengakses informasi dengan mudah. Sayangnya, banyak perusahaan atau usaha kecil yang belum mengadopsi layanan cloud banyak menemukan karyawannya menggunakan aplikasi cloud pribadi untuk transfer file.

Membiarkan karyawan menggunakan layanan cloud pribadi atau gratis untuk transfer file pekerjaan membuat keamanan file rahasia perusahaan Anda rentan kebocoran. Dokumen penting di cloud pribadi mereka bisa saja tersebar ke banyak pihak tak bertanggung jawab. Itulah alasannya kenapa perusahaan Anda perlu mengutamakan keamanan data penting dengan mengikuti cara transfer file dengan aman berikut ini:

Cara Transfer File dengan Aman untuk Perusahaan

Untuk menghindari risiko keamanan dokumen penting di perusahaan, sebaiknya segera implementasi layanan cloud untuk berbagi file khusus perusahaan, bukan pribadi. Selain itu, Anda bisa ikuti beberapa tips di bawah ini untuk berbagi file dengan aman:

1. Terlibat Langsung untuk Tangani Kebutuhan Transfer Data

Kebutuhan transfer data ke sesama internal atau eksternal sering dilakukan di kantor. Untuk melindungi privasi data perusahaan, pemimpin perusahaan harus terlibat langsung dalam mengambil keputusan dalam memilih layanan berbagi file yang mudah digunakan. Biarkan setiap karyawan memiliki email untuk kirim dan terima file berukuran besar daripada menggunakan aplikasi pihak ketiga untuk kirim file.

2. Pilih Layanan Pengolah Dokumen Level Perusahaan

Layanan berbagi file gratisan hanya dirancang untuk penggunaan pribadi. Jika karyawan Anda menggunakan layanan ini untuk kirim file pekerjaannya bisa rentan terhadap kebocoran data dan ancaman keamanan lainnya. Untuk menghindari bocornya data penting ke luar perusahaan, Anda bisa gunakan layanan pengolah dokumen untuk menyimpan semua dokumen secara aman di cloud.

Layanan Document Management System (DMS) memudahkan Anda untuk mengubah dokumen fisik jadi digital. Layanan penyimpanan dokumen untuk perusahaan ini memudahkan pemilik usaha untuk memberi kontrol akses, file yang kadaluwarsa, menentukan kebijakan dan kepatuhan pada layanan dokumen, dan berbagi data ke pihak internal dan eksternal dengan aman. Pelajari layanan Document Management Bhinneka.

3. Prioritaskan Layanan Cloud

Sistem berbasis cloud memiliki opsi cadangan dan redundansi untuk mencegah salinan file terkirim ke pihak luar. Layanan cloud juga lebih aman dan nyaman. Karyawan Anda bisa simpan data besar dan mengaksesnya dari mana saja dan kapan saja. Cloud memungkinkan data besar disimpan dalam satu tempat. Jadi kebutuhan penyimpanan laptop karyawan tidak perlu terlalu besar. Anda bisa hemat pengadaan laptop karyawan dengan beli kapasitas SSD di bawah 256 GB saja.

4. Pilih Solusi Transfer Data Terintegrasi

Layanan transfer data yang terintegrasi dengan layanan lain seperti email atau penyimpanan data lebih berguna dibanding layanan transfer file saja. Kemampuan sistem terintegrasi yang didukung cloud memiliki lebih banyak keunggulan dibanding sistem yang berdiri sendiri. Teknisi IT Anda juga tidak perlu buang banyak energi untuk mengurusi satu layanan yang tugasnya hanya untuk transfer data saja.

5. Mendidik Karyawan untuk Berbagi File Sesuai Aturan

Secanggih apapun layanan berbagi file yang Anda gunakan, tetap ada celah akibat human error. Oleh karena itu, pemimpin perusahaan harus memastikan karyawan tahu sensitivitas dokumen yang dikerjakan. Mereka harus memahami hal-hal apa saja yang boleh dibagikan ke sesama karyawan atau pihak luar, dan mana yang tidak boleh. Jangan sampai investasi layanan Anda berujung sia-sia karena karyawan Anda tidak tahu cara menggunakannya dengan benar.

6. Pilih Solusi Berbagai File yang Mudah Digunakan

Layanan transfer file yang dipilih harus mudah digunakan. Harus sama mudahnya dengan layanan transfer data untuk konsumen. Khususnya untuk perusahaan dengan banyak cabang, layanan berbagi file harus bisa diakses dari jarak jauh dan dari berbagai tempat. Jika sistem Anda sulit digunakan dan serba terbatas akan membuka celah untuk karyawan menggunakan aplikasi ilegal untuk transfer data penting perusahaan.

Risiko Berbagi File ke Pihak Eksternal Perusahaan

Transfer file dan penyimpanan dokumen secara digital dapat meminimalkan risiko kebocoran data perusahaan. Namun karyawan sebagai ujung tombak harus diedukasi dengan baik supaya tidak membagikan dokumen penting secara tak disengaja, atau bahkan disengaja, ke pihak luar. Jika dari sekarang Anda belum mulai memperhatikan kebutuhan transfer file perusahaan, Anda harus pahami apa risiko yang akan dihadapi:

• Kebocoran Data Perusahaan. Risiko paling besar dari pemimpin perusahaan yang tidak peduli dengan rutinitas transfer data karyawan adalah kebocoran data penting. Setiap pemimpin divisi harus memahami hak akses yang diberikan ke bawahannya. Jangan sampai berikan hak akses terlalu luas untuk mencegah karyawan yang tak berwenang mengakses data penting perusahaan.
• Serangan Keamanan Aset Perusahaan. Teknisi IT Anda harus memahami apa syarat dan ketentuan sebuah layanan transfer file perusahaan. Jika suatu aplikasi mengharuskan izin untuk melewati firewall untuk upload dan download file, keamanan perusahaan akan sangat rentan pada serangan siber.
• Instal Aplikasi Ilegal di Laptop Karyawan. Batasi instalasi aplikasi pihak ketiga di laptop karyawan. Jangan biarkan karyawan bisa membuka file berisiko dari berbagai layanan berbagi file. Unduh aplikasi berbahaya dan akses situs berbahaya bisa otomatis menginstal aplikasi berbahaya yang mengundang malware, virus, spyware, dan Trojan Horse. Semua bisa membahayakan database dokumen penting Anda.

Transfer file dengan aman membutuhkan layanan pihak ketiga yang terintegrasi dengan email atau penyimpanan berbasis cloud. Karyawan sebagai ujung tombak perusahaan harus diedukasi dengan baik mengenai apa yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh saat transfer file ke sesama karyawan dan pihak eksternal. Setiap pimpinan divisi harus memahami hak akses yang boleh diberikan ke bawahannya.