Cara menghemat biaya operasional di perusahaan Anda penting diketahui. Setiap menjelang akhir tahun, atau saat mengawali tahun yang baru ada baiknya Anda mengevaluasi seluruh biaya operasional di bisnis Anda. Tujuannya untuk mengetahui mana biaya yang tidak efisien, menghindari pemborosan, dan meningkatkan laba pendapatan di tahun berikutnya.
Mengevaluasi biaya dalam bisnis sebenarnya tidak memerlukan banyak waktu dan usaha. Namun, efeknya sangat positif karena bisa membuat proses bisnis semakin efisien. Terlebih lagi, untuk usaha yang memiliki dana terbatas atau belum mendapatkan laba sama sekali.
Terus menerus membakar uang untuk membayar biaya yang tidak perlu membuat bisnis Anda tidak sehat. Biaya operasional yang tidak perlu bisa dialihkan untuk kebutuhan lain, misalnya untuk maksimalkan kegiatan marketing atau sales. Perkembangan teknologi yang pesat memungkinkan Anda bisa mengalihkan beberapa pos pengeluaran di bisnis. Ada beberapa cara menghemat biaya operasional dengan bantuan teknologi, misalnya:
1. Gunakan Teknologi yang Tepat
Memanfaatkan teknologi memungkinkan Anda bisa menghemat uang dan memajukan bisnis hingga lima tahun ke depan. Anda bisa gunakan Video Call, layanan pembayaran online, sampai aplikasi open source untuk mengurangi biaya bisnis.
Berikut ini beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk menghemat biaya operasional dengan memanfaatkan teknologi:
- Lakukan meeting online untuk mengurangi ongkos bensin karyawan
- Beralih ke Google Workspace untuk bantu kurangi biaya lisensi aplikasi
- Aplikasi desain dan olah PDF bisa menggunakan aplikasi web di internet
- Gunakan server cloud dibanding beli server fisik karena lebih aman dan murah.
2. Saatnya Paperless
Jalankan kebijakan Paperless di perusahaan dapat menghemat biaya operasional lebih banyak. Anda bisa beralih ke sistem faktur dan pembayaran tagihan digital. Anda bisa simpan semua dokumen di komputer atau server cloud. Jika suatu saat terjadi bencana di kantor, semua arsip dokumen tetap aman karena disimpan di server yang bisa diakses kapan saja.
Kebijakan Paperless di kantor dapat menghemat banyak uang perusahaan Anda. Tidak perlu beli kertas, katrid tinta, stok amplop surat, perangko, dan bayar ongkos kirim dokumen. Semua dokumen bisa dikirim melalui email. Tanda tangan juga bisa melalui online atau secara digital. Anda juga tidak perlu beli banyak lemari untuk simpan arsip dokumen.
3. Beralih ke Bisnis Online
Jika Anda belum memaksimalkan marketing dan penjualan online, Anda sudah kehilangan potensi mendapatkan pemasaran yang cepat, pendapatan lebih besar, dan biaya operasional rendah. Ada baiknya bisnis Anda mulai buka toko online sendiri atau daftar merchant di Bhinneka. Tujuannya untuk menjangkau target konsumen lebih luas. Proses jual beli juga lebih cepat dan murah.
Berdasarkan informasi dari Bank Indonesia dalam Buku Kajian Stabilitas Keuangan edisi September 2022, transaksi ekonomi dan keuangan digital sudah meluas ke berbagai lapisan masyarakat. Sepanjang Semester pertama 2022, transaksi e-Commerce secara nominal meningkat 22.1% secara tahunan atau mencapai Rp 227,8 triliun. Kemudian dari volume transaksi naik sebesar 39.9% atau mencapai 1.74 transaksi.
Peluang bisnis online yang sangat menggiurkan di Indonesia tidak boleh dilewatkan. Anda bisa menghemat biaya operasional bisnis dengan mengalihkan beberapa bisnis yang masih dijalankan offline menjadi online. Misalnya mengalihkan toko yang sepi pembeli dan memperkerjakan SDM di toko tersebut untuk mengelola toko online bisnis Anda.
4. Manfaatkan Kredit dengan Bunga 0%
Jika Anda terbiasa menggunakan kartu kredit untuk membayar biaya operasional bisnis, ini sebenarnya adalah cara yang kurang bijak. Suku bunga yang naik akibat kondisi ekonomi yang tidak stabil serta kemungkinan biaya lainnya jadi pertimbangan untuk mengurangi hutang kartu kredit.
Mengurangi penggunaan kartu kredit memang tidak terlihat signifikan untuk menghemat biaya operasional. Tapi, cara ini membuat bisnis Anda terlihat lebih sehat secara finansial untuk jangka panjang. Untuk membiayai kegiatan operasional Anda bisa manfaatkan cicilan usaha dengan bunga 0%. Untuk lebih jelasnya bisa cek di Pinjaman Modal Usaha di Bhinneka.
5. Buat dan Patuhi Anggaran Bisnis
Membuat anggaran sangat penting untuk mengurangi biaya operasional. Anda bisa membuat keputusan keuangan dengan tepat jika Anda tahu berapa banyak uang yang masuk dan keluar setiap bulan. Dengan merancang anggaran Anda bisa memiliki pandangan tentang bagaimana cara untuk mengurangi pengeluaran dalam bisnis. Sesuaikan anggaran supaya Anda bisa segera memotong biaya sebelum pemborosan terjadi.
6. Kurangi Lisensi Aplikasi yang Tidak Perlu
Segera evaluasi semua aplikasi yang digunakan oleh karyawan dan bisnis Anda. Mungkin ada beberapa aplikasi yang jarang digunakan. Anda bisa menghemat biaya operasional karyawan dengan mengurangi pembelian aplikasi yang jarang dipakai atau versi gratisnya di internet. Misalnya untuk edit pdf ada beberapa layanan aplikasi berbasis web yang bisa digunakan gratis. Anda juga bisa gunakan aplikasi open source yang lebih murah, misalnya ganti sistem operasi Windows jadi Linux untuk beberapa karyawan.
7. Sewa Peralatan Kantor atau Beli Furnitur Bekas
Membeli peralatan kantor atau furnitur baru termasuk pengeluaran terbesar dalam bisnis. Anda bisa kurangi biaya ini dengan sewa peralatan kantor atau beli furnitur bekas. Anda juga bisa beli peralatan Refurbished yang masih bagus seperti baru tapi harganya lebih murah. Beberapa produsen kadang menawarkan barang refurbished mereka dengan diskon besar.
Bhinneka menghadirkan solusi DaaS (Device as a Service) yang menyediakan jasa sewa laptop untuk kantor. Anda bisa sewa laptop bulanan atau tahunan. Spesifikasi laptop yang disewa punya performa kencang dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Sewa laptop sudah termasuk servis dan spare part jika terjadi kerusakan, jadi lebih murah dibanding beli laptop baru.
8. Rekrut Freelancer untuk Projek Musiman
Sebelum menjalankan proyek baru, pertimbangkan apakah Anda butuh karyawan full time atau tidak. Proyek baru dan bersifat satu kali jalan, seperti: desain, menulis konten, atau merancang website mungkin memerlukan waktu kerja hanya beberapa bulan saja. Anda bisa tawarkan posisi freelance untuk pekerjaan yang tidak permanen atau melakukan outsourcing pekerjaan untuk tugas-tugas tertentu.
Akan tetapi, memilih freelance atau outsourcing kadang bukan pilihan bijak untuk mengurangi biaya. Kualitas pekerjaan mungkin tidak sebagus karyawan full time. Pekerja freelance membutuhkan biaya tinggi di awal. Jadi, untuk beberapa pekerjaan yang mungkin dibutuhkan di masa depan atau berulang, bisa pertimbangkan untuk rekrut karyawan tetap saja untuk dapat kualitas pekerjaan lebih baik. Ini lebih baik daripada rekrut freelancer untuk memperbaiki pekerjaan yang dikerjakan freelancer sebelumnya.
9. Hemat Biaya Perjalanan Karyawan
Saat ini banyak alternatif untuk melakukaan meeting, salah satunya video call. Beralih ke video call bisa menghemat biaya operasional karyawan untuk perjalanan. Biaya perjalanan bisa dipangkas dengan mengadakan webinar jika ingin melaksanakan edukasi ke karyawan cabang di luar kota.
10. Terapkan Model Kerja Work From Home
Semenjak pandemi Covid 19, banyak perusahaan mengubah model kerja konvensional jadi Work From Home atau WFH. Setelah pandemi berakhir, banyak perusahaan masih mempertahankan model kerja WFH untuk beberapa divisinya. Model kerja ini memungkinkan karyawan Anda bisa bekerja dari mana saja. Mengelola tim dari jarak jauh bisa dilakukan dengan bantuan teknologi.
Kelebihan lain dari WFH adalah bisa memangkas biaya transportasi karyawan. Pekerjaan meeting atau seminar bisa dilakukan secara online. Perusahaan juga bisa hemat biaya listrik karena beberapa barang elektronik di kantor tidak perlu dinyalakan. Biaya internet juga bisa dipangkas karena bisa diganti dengan subsidi internet atau pulsa untuk karyawan.
11. Belanja Produk Lokal
Belanja produk lokal menawarkan banyak kelebihan. Harga dari penyedia lokal bisa lebih murah. Penyedia barang juga bisa menyesuaikan dengan kebutuhan Anda. Anda bisa periksa semua daftar penyedia di bisnis Anda. Lalu cari penyedia lokal yang menawarkan harga lebih murah. Membeli barang dan jasa dari lokal punya banyak kelebihan, yaitu:
- Menciptakan lebih banyak lapangan kerja di kalangan UMKM lokal
- Perputaran uang tetap terjadi di dalam negeri
- Banyak penyedia lokal bisa melayani kustomisasi kebutuhan Anda
- Pengadaan bisa lebih cepat karena pengiriman lokal tidak makan banyak waktu.
12. Alihkan Biaya Iklan Ke Online
Dalam laporan Profil Internet Indonesia 2022, Asosiasi Penyelenggara Internet Indonesia (APJII) menyatakan bahwa jumlah penduduk Indonesia yang terhubung internet di tahun 2021-2022 mencapai 210 juta orang. Jumlah ini meningkat tajam dibanding sebelum masa pandemi yang mencapai 175 juta orang. Jumlah pengguna internet lebih tinggi dibanding penonton TV di Indonesia. Menurut riset Nielsen pada Juli 2022 penonton TV mencapai 96 juta orang.
Untuk menghemat biaya operasional, mungkin ini saatnya untuk mengalihkan sebagian budget iklan di TV ke iklan online di YouTube, Instagram, Google Search, atau platform online lainnya. Biaya yang dikeluarkan relatif lebih murah dan hasilnya bisa lebih terukur. Supaya lebih maksimal, usahakan bisnis Anda sudah punya website atau punya link toko online untuk mengarahkan penonton iklan untuk membeli produk.
Kesimpulan
Cara menghemat biaya operasional di atas bisa dilakukan tanpa memangkas gaji karyawan. Jika beberapa cara di atas berhasil membuat keuangan perusahaan lebih sehat, langkah selanjutnya adalah mempertimbangkan untuk rekrut karyawan baru. Divisi yang terlalu banyak personilnya bisa dialihkan ke bagian marketing atau sales untuk meningkatkan pendapatan.