Cara menghitung beban kerja yang benar perlu diketahui oleh pemilik usaha. Tujuannya untuk memastikan semua karyawan bisa bekerja secara efektif. Beban kerja (work load) yang berlebihan dapat merusak kondisi mental dan fisik karyawan. Kesejahteraan karyawan berkurang yang berakibat ke tingginya biaya kesehatan yang ditanggung dan meningkatkan turnover.

Karyawan adalah salah satu stakeholder yang penting. Seperti manusia pada umumnya, karyawan juga punya keterbatasan tenaga. Tidak mungkin manusia bisa bekerja 24 jam setiap hari. Menghitung beban kerja bermanfaat untuk memaksimalkan energi karyawan untuk bekerja. Beban kerja juga harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Ada banyak cara menganalisa dan menghitung beban kerja. Namun secara umum metode analisa beban kerja yang digunakan biasanya sama. Sebelum belajar menghitung beban kerja, ada baiknya mengetahui pengertian, manfaat, dan hal-hal yang perlu diperhatikan:

Pengertian Analisa Beban Kerja

Analisa beban kerja adalah proses menghitung jam kerja dan berapa orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Beban kerja karyawan dihitung berdasarkan deskripsi pekerjaan (job desc) dan berapa target yang ingin dicapai oleh perusahaan. Beban kerja juga dibedakan berdasarkan jabatan atau posisinya. Semakin tinggi posisi karyawan, semakin besar tanggung jawabnya.

Tujuan Analisa Beban Kerja

Tujuan utama dari menghitung beban kerja adalah untuk mengetahui berapa besar tanggung jawab yang diberikan ke karyawan. Metode workload analysis membuat karyawan bisa menyesuaikan kemampuan fisiknya dengan jam kerja yang ditentukan. Selain itu, ada beberapa manfaat lain dari analisa beban kerja, yaitu:

• Sebagai patokan untuk tim HR menentukan berapa banyak orang yang harus dipekerjakan
• Jadi pertimbangan perusahaan untuk mengurangi atau menambah karyawan di salah satu divisi
• Informasi untuk karyawan apa yang harus dicapai untuk bisa naik ke jenjang karir selanjutnya
• Membuat SOP dari posisi pekerjaan, tugasnya, dan seberapa tinggi level jabatan di perusahaan
• Sebagai pertimbangan untuk memberi pelatihan tambahan dan pengembangan skill untuk karyawan.

Faktor Utama Saat Menghitung Beban Kerja

Ada beberapa faktor yang perlu Anda perhatikan saat menghitung beban kerja, yaitu:

1. Desripsi Pekerjaan yang Dilakukan

Sebelum menghitung beban kerja, kenali dulu apa saja yang perlu dikerjakan oleh karyawan setiap hari. Setelah itu, sesuaikan dengan target yang ingin dicapai oleh perusahaan. Perusahaan kemudian menghitung beban kerja per waktu dengan rumus khusus. Beban kerja juga bisa disesuaikan dengan hukum ketenagakerjaan yang berlaku di sebuah negara.

2. Volume Kerja di Sebuah Posisi

Volume kerja di sebuah divisi belum tentu sama semua. Setiap level pekerjaan punya beban kerja yang berbeda-beda. Volume kerja adalah variabel tidak tetap dan fleksibel. Volume kerja dihitung dengan mempertimbangkan faktor, seperti: level karyawan, tugas, dan tanggung jawabnya.

3. Waktu Kerja yang Dibutuhkan

Faktor yang penting diperhatikan saat menghitung beban kerja adalah waktu. Perusahaan harus menghitung berapa waktu yang harus dihabiskan oleh satu orang untuk menyelesaikan pekerjaannya. Kesalahan menghitung beban kerja bisa menyebabkan karyawan mengalami overload pekerjaan sehingga berujung menurunnya ke kesehatan fisik dan mentalnya. Perhitungan waktu menentukan apakah pekerjaan harus dikerjakan full time atau part time, harus dikerjakan banyak orang atau satu karyawan saja.

Metode Analisa Beban Kerja

Berikut ini beberapa metode yang bisa dilakukan dalam menganalisa beban kerja di perusahaan.

Metode Wawancara

Teknik wawancara yang baik bisa mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk menganalisa beban kerja. Cara ini bisa dengan memberikan pertanyaan langsung ke atasan karyawan yang bersangkutan. Teknik wawancara yang dilakukan bisa dilakukan secara individu atau kelompok. Karyawan yang dituju bisa menjabarkan pekerjaan apa saja yang dikerjakan dan waktu yang dibutuhkan. Wawancara kelompok menghasilkan analisa yang lebih akurat, jauh dari kesan subjektif.

Metode Observasi

Metode observasi atau pengamatan langsung bertujuan untuk mencatat tugas yang diberikan, keterampilan yang dibutuhkan, dan solusi atas kekurangan dari beban kerja yang selama ini dikerjakan. Kekurangan metode ini adalah kemampuan pengamatan setiap orang berbeda-beda. Apalagi saat oberservasi pekerjaan yang di luar bidangnya, atau pekerjaan yang terlalu teknis. Oleh karena itu, dibutuhkan bimbingan dari atasan divisi yang bersangkutan untuk memahami beban kerja lebih dalam.

Metode Kuesioner

Menyebarkan kuesioner adalah cara mengumpulkan informasi yang cepat, murah, dan akurat. Namun pihak HR harus merancang bahasa kuesioner yang tepat dan mudah dimengerti supaya responden survey dapat merespon pertanyaan dengan benar. Pemahaman setiap orang berbeda-beda. Jangan sampai memberi pertanyaan ambigu sehingga menggangu hasil analisa akhir Anda.

Cara Menghitung Beban Kerja Karyawan

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 175/PMK.01/2016 menyatakan bahwa jam efektif setiap karyawan adalah 6 jam 25 menit (6,4 jam) setiap hari. Jam kerja tersebut tidak termasuk jam istirahat dan waktu ke toilet atau kamar mandi. Dari jam kerja sepanjang itu, perusahaan bisa memadatkan pekerjaan apa saja yang harus diselesaikan.

Untuk menghitung beban kerja efektif karyawan bisa dengan menggunakan OJ atau satuan orang dalam jam. Ada empat waktu kerja yang dianggap efektif, yaitu: per hari, per minggu, per bulan, dan per tahun. Untuk menghitung beban kerja efektif bisa dengan rumus berikut ini:

Hari Kerja x Waktu Kerja = Beban Kerja Efektif

Contoh Perhitungan Beban Kerja Efektif

• Beban Kerja Harian: 1 hari x 6,4 jam = 6,4 jam (385 menit)
• Beban Kerja Mingguan: 5 hari x 6,4 jam = 32 jam (1,920 menit)
• Beban Kerja Bulanan: 22 hari x 6,4 jam = 140.8 jam (8,448 menit)
• Beban Kerja Tahunan: 264 hari x 6,4 jam = 1,690 jam (101,400 menit)

Kesimpulannya, beban kerja efektif adalah 6,4 jam atau 385 menit setiap hari. Waktu kerja efektif hanya untuk kerja tidak termasuk jam istirahat dan waktu ke kamar kecil. Waktu beban kerja efektif bisa jadi patokan untuk tentukan berapa lama jam kerja setiap hari. Lewat dari jam tersebut bisa ditetapkan sebagai waktu kerja tambahan atau lembur.

Jam kerja efektif juga jadi hitungan gaji yang didapat. Waktu kerja yang efektif bisa dikalikan dengan berapa uang yang didapat karyawan untuk setiap jam kerjanya. Perusahaan juga bisa menargetkan berapa produk atau target yang bisa diselesaikan karyawan untuk setiap jam kerja yang dijalankan. Misalnya, karyawan A bisa mengemas 100 produk setiap jam, jadi total setiap hari bisa mengemas 640 produk.

Bhinneka menyediakan solusi HRIS dan Recruitment untuk memudahkan Anda mengelola jam kerja karyawan. Setelah menghitung beban kerja karyawan, Anda bisa gunakan aplikasi HRIS untuk menentukan jadwal kerja dan lembur karyawan. Seting beban kerja karyawan jadi lebih mudah. Penggajian karyawan juga lebih mudah karena semua data absensi terekam dalam sistem.