E-Procurement (pengadaan online) adalah evolusi dari Procurement tradisional yang akan memudahkan bisnis Anda. Manfaat E-Procurement sangat besar sehingga tidak heran sistem ini mulai banyak digunakan oleh instansi pemerintah, BUMN, dan berbagai perusahaan swasta di Indonesia.
E-Procurement atau electronic procurement adalah proses pembelian barang atau jasa untuk perusahaan melalui antarmuka web atau aplikasi berbasis internet. Teknologi ini dirancang untuk mengautomasi interaksi antara perusahaan dengan vendor atau pelanggan untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses procurement.
Sistem e-Procurement kini bisa digunakan oleh semua jenis perusahaan. Bahkan UKM atau UMKM pun sekarang bisa menggunakan sistem ini. E-Procurement dapat menyederhanakan proses pengadaan sekaligus menghemat waktu dan tenaga.
Beralih dari sistem Procurement tradisional ke E-Procurement akan memberi banyak keuntungan. Manfaat E-Procurement untuk perusahaan dan UKM di antaranya adalah:
1. Menghemat Waktu dan Tenaga
Proses Procurement tradisional memakan waktu berhari-hari untuk membeli barang. Cari dan hubungi vendor bisa memakan 1 hari. Proses membandingkan harga dari beberapa vendor juga paling cepat makan 1 – 2 hari. Belum lagi proses request quotation, pitching, hingga approval akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga.
Dengan E-Procurement, semua proses tersebut bisa lebih cepat. Pencarian produk, harga, spesifikasi, dan vendor lebih mudah karena tersedia di online. Proses pembelian juga sama cepatnya seperti belanja online. Persetujuan bisa dilakukan secara online. Jadi superior Anda bisa menyetejui pembelian dari mana saja.
2. Memangkas Biaya Operasional
E-Procurement dapat memangkas penambahan biaya akibat pengadaan barang dan jasa. Misalnya, dengan sistem pengadaan online, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya untuk mengadakan meeting di luar kantor, akomodasi, konsumsi, pulsa untuk telepon, hingga materai atau perangko.
Semua proses mulai dari pencarian produk, pembelian, pemesanan, approval, sampai pengiriman berlangsung secara online. Tidak perlu lagi cetak dan kirim surat ke kantor vendor. Bayangkan, banyaknya biaya yang Anda hemat jika menggunakan E-Procurement.
3. Pengadaan Lebih Transparan
Perusahaan kecil, menengah, hingga besar membutuhkan sistem pengadaan yang lebih efisien, efektif, dan mengurangi ‘kebocoran.’ Procurement tradisional membutuhkan pertemuan fisik saat melakukan pengadaan. Hal ini dapat menimbulkan risiko KKN atau penyimpangan antara pembeli dan vendor.
Sistem E-Procurement dapat meningkatkan kontrol terhadap berbagai penyimpangan. Semua transaksi yang sedang berlangsung dan sudah terjadi tercatat di histori transaksi. Atasan Anda bisa mengecek jumlah produk, spesifikasi, dan harganya. Jika ada proses tawar menawar juga akan terdata sehingga ada bukti dan bisa dimonitor.
4. Tidak Perlu Implementasi
Dashboard E-Procurement kebanyakan berbentuk aplikasi atau web. Anda bisa langsung mengakses sistem ini tanpa perlu banyak implementasi atau perangkat khusus. Jadi, Anda tidak perlu membeli peralatan tambahan, hiring karyawan baru, atau pelatihan berhari-hari.
Sistem pembelian di E-Procurement sama seperti belanja online. Kalau tim Anda sudah terbiasa belanja online, tidak butuh waktu lama untuk mempelajarinya. Jadi Anda bisa menghilangkan aktivitas yang tidak perlu supaya bisa lebih fokus ke tugas lain yang lebih penting.
5. Mengurangi Human Error
Setiap dokumen berbentuk digital sehingga lebih sederhana dan rapi. Jadi, tidak perlu khawatir ada tumpukan dokumen di kantor Anda. Selain itu, tidak perlu takut ada dokumen yang hilang karena semua tersimpan dalam server.
Kemudian untuk proses pengadaan, barang yang dipesan akan diinfo ke atasan sebelum approval. Jika ada kesalahan, bisa langsung dikoreksi. Jika ada pesanan berulang, Anda bisa buka histori dan membandingkannya dengan pesanan yang baru dibuat untuk menghindari kesalahan.
6. Metode Pembayaran dan Pengiriman Fleksibel
Procurement tradisional biasanya mengharuskan pembayaran dilakukan di awal. Namun jika perusahaan Anda menggunakan e-Procurement, pembayaran bisa dilakukan di awal, berkala (cicil), atau setelah barang diterima. Pengjuan metode pembayaran juga sama mudahnya dengan mengirim chat.
Selain itu, pilihan kurir atau jasa ekspedisi lebih banyak. Nomor resi akan diberikan saat barang dikirim. Anda bisa memantau pengiriman kapan saja.
Manfaat E-Procurement sangat besar untuk UKM hingga perusahaan besar. Sistem ini bisa memangkas waktu, biaya, dan tenaga. Berbeda dari procurement tradisional yang membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan satu dua pekerjaan. Proses pengadaan semudah belanja online di Bhinneka.