Document Management System adalah sistem pengelolaan dokumen yang sangat bermanfaat untuk perusahaan. Sebagaimana kita tahu, kegiatan perusahaan tidak pernah lepas dari mengelola dokumen penting. Dokumen yang ditangani mulai dari invoice, bukti transaksi atau pembelian, proposal bisnis, SOP Departemen, dokumen perjalanan dinas, sampai dokumen pendirian organisasi.

Membuat, menyimpan, dan mengarsipkan dokumen tentu memakan banyak waktu dan tenaga. Saking banyaknya dokumen masuk dan sedikit yang dikelola membuat tim yang bertugas mengelola dokumen jadi kewalahan. Apalagi dokumen yang berbentuk kertas sangat mudah rusak dan hilang. Sehingga karyawan Anda harus ekstra hati-hati saat menyimpannya.

Bencana alam hingga kebakaran bisa saja mengancam dokumen penting di kantor Anda. Bayangkan, catatan pendirian perusahaan dan dokumentasi perizinan yang harusnya tersimpan aman malah hancur tak bersisa karena kena bencana. Untungnya, saat ini ada Document Management Sytem (DMS) yang dapat membantu Anda mengelola banyak dokumen secara cepat, mudah, dan aman. Apa itu DMS ? Apa manfaatnya untuk perusahaan Anda ?

Apa itu Document Management System (DMS) ?

Pengertian Document Management System adalah sebuah software atau sistem yang bertujuan mengontrol dan mengelola dokumen di seluruh perusahaan. DMS mengubah dokumen berbentuk fisik (kertas) menjadi digital melalui bantuan scanner. Setelah itu, software khusus dalam sistem DMS merinci alur kerja di departemen, lalu membangun arsip dokumen, lalu membuat sistem pengambil informasi dari dokumen yang tersimpan.

Dengan bantuan sistem DMS, karyawan Anda tidak akan merasa kerepotan lagi saat mengelola dokumen. Sistem ini bisa mendigitalisasi dokumen fisik dan disimpan di tempat yang lebih aman. Software DMS memungkinkan semua pengguna masuk ke dalam sistem yang sama. DMS bisa menangani dokumen secara elektronik mulai dari dokumen yang masih dalam bentuk draft sampai setelah disimpan.

Document Management System adalah sistem yang terintegrasi dengan cloud server sehingga terjamin lebih aman dari bencana alam dan musibah. Sistem DMS dilengkapi enkripsi berlapis sehingga aman dari pencurian. Sistem ini juga membuat perusahaan Anda lebih ramah lingkungan karena bisa menghemat penggunaan kertas. Dokumen fisik yang dikirim pihak luar bisa discan lalu dikumpulkan lalu dihancurkan sebelum didaur ulang.

Manfaat Document Management System untuk Perusahaan

Berikut ini manfaat dari implementasi Document Management System (DMS):

• Atur Banyak Dokumen Lebih Mudah. DMS membuat perusahaan Anda bisa mengelola, mengindeks, dan mengelompokkan dokumen dengan mudah. Dokumen yang tersimpan juga lebih mudah diakses karena sudah diindeks sehingga tak perlu mencari secara manual di tumpukan berkas.
• Akses Dokumen Lebih Cepat. Setiap dokumen yang disimpan dalam sistem DMS sudah diberi kata kunci, tag, atau atribut khusus untuk memudahkan mencari dokumen. Hal ini akan mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari dokumen yang diperlukan.
• Bisa Kolaborasi dengan Rekan Kerja. Document Management System memungkinkan pengguna dapat berbagi dokumen dengan rekan kerja atau mitra bisnis. Fitur kolaborasi di DMS meliputi: menambahkan komentar, catatan revisi, dan edit dokumen bersama. Alur kerja lebih efisien tidak perlu bolak-balik kirim dokumen.
• Hemat Ruang Penyimpanan. Tidak perlu sediakan gudang atau ruang khusus untuk menaruh semua dokumen fisik Anda. Setelah diubah jadi digital, dokumen disimpan ke dalam Cloud Server kapasitas besar yang bisa menampung jutaan dokumen.

• Dokumen Lebih Aman. Sistem DMS memiliki pengaturan akses ke berbagai akun. Anda bisa batasi akses dokumen tertentu supaya hanya bisa diakses user tertentu saja. Ini akan menjaga dokumen penting dan rahasia yang berisi informasi sensitif tetap aman.
• Bisa Tracking Siapa yang Revisi Dokumen. Sistem bisa mencatat setiap perubahan yang dilakukan pada sebuah dokumen. Pemilik dokumen bisa melacak siapa yang melakukan perubahan, apa yang diubah, seperti apa kondisi dokumen sebelum diubah.
• Mengurangi Risiko Dokumen Hilang. Dengan mengaktifkan fitur buat cadangan otomatis, Anda bisa dapat salinan dokumen yang disimpan jika dokumen aslinya hilang. Salinan dokumen disimpan di tempat yang aman dan hanya bisa diakses jika pengguna membutuhkannya.
• Akses Dokumen dari Mana Saja. DMS memudahkan perusahaan dengan banyak cabang untuk mendapatkan akses dokumen yang sama. Dokumen dari pusat bisa disebarkan ke kantor cabang di berbagai lokasi dan bisa diakses dari mana saja.
• Audit Operasional Lebih Mudah. Document Management System memungkinkan perusahaan cabang Anda dapat mematuhi regulasi dan kebijakan dari pusat dengan baik. Semua dokumen terkait operasional pun tercatat sehingga memudahkan proses audit.
• Ramah Lingkungan. Implementasi sistem DMS dapat mengurangi penggunaan kertas. Tidak perlu mengeluarkan biaya untuk beli kertas, mesin cetak, kirim surat dan lainnya. Dokumen sudah dalam bentuk digital sehingga bisa dikirim melalui email atau platform pesan instan. DMS juga lebih ramah lingkungan karena dokumen kertas yang tak terpakai bisa dikumpulkan untuk didaur ulang.

Perusahaan Apa yang Cocok Menggunakan DMS ?

DMS atau Document Management System adalah sistem yang cocok untuk perusahaan yang terbiasa mengelola, menyimpan, mengakses, dan berbagi banyak dokumen dan informasi setiap hari. Apa saja ?

1. Keuangan dan Perbankan. Perusahaan perbankan dan lembaga keuangan membutuhkan DMS untuk mengelola dokumen nasabah, dokumen transaksi keuangan, peraturan pemerintah, perizinan, dan regulasi perusahaan yang memerlukan kepatuhan
2. Industri Kesehatan atau Rumah Sakit. Perusahaan yang bergerak di bidang kesehatan perlu bantuan Document Management System untuk mengelola rekam medis pasien, catatan pasien, faktur, dokumen kesehatan, dan lainnya dengan aman
3. Kantor Hukum. Kantor hukum atau firma hukum menggunakan sistem DMS untuk mengelola dokumen hukum, kontrak, bukti, catatan klien, dan dokumen penting lain yang berkaitan dengan kasus hukum yang pernah atau sedang ditangani
4. Kantor Akuntan. Kantor akuntan publik membutuhkan DMS untuk mengelola dokumen keuangan, pajak, laporan klien, kontrak, dan berbagai jenis dokumen penting lainnya yang bisa diakses dengan mudah kapan saja, dan dari mana saja
5. Instansi Pendidikan. Mulai dari sekolah sampai perguruan tinggi saat ini butuh Document Management System untuk mengelola dokumen pendidikan atau kurikulum, catatan akademik siswa, materi pelajaran, transkip nilai, dan dokumen administrasi lainnya
6. Perusahaan Teknologi atau Start Up. Perusahaan teknologi menggunakan bantuan software DMS untuk mengatur dokumen tentang perangkat lunak, catatan spesifikasi produk, dokumen teknis, dan berbagai dokumen lain yang berkaitan dengan proyek yang sedang ditangani
7. Kantor Pemerintah dan Lembaga Nirlaba. Pemerintah daerah hingga pusat dan organisasi nirlaba yang bergerak di sektor publik biasanya membutuhkan pengelolaan dokumen yang perlu diatur baik untuk pelaporan dan transparansi, seperti dokumen hukum dan laporan keuangan
8. Perusahaan Manufaktur. Perusahaan manufaktur juga membutuhkan DMS untuk bantu kelola dokumen yang berkaitan dengan spesifikasi produk dan alat, instruksi manual peralatan dan alur kerja tim, persyaratan dan peraturan tentang pekerjaan, dan dokumentasi untuk bantu pengecekan kualitas
9. Perusahaan Perdagangan dan Retail. DMS membantu perusahaan retail dalam manajemen dokumen terkait inventaris, kontrak dengan pemasok, faktur, catatan transaksi, dan dokumentasi perusahaan
10. Perusahaan dengan Banyak Cabang. Perusahaan besar yang memiliki banyak cabang membutuhkan bantuan DMS untuk kolaborasi dokumen secara efisien dari jarak jauh. Sistem DMS dapat menyatukan semua dokumen yang terpencar di berbagai kantor cabang supaya bisa diakses dari mana saja.

Bagaimana Cara Kerja DMS ?

DMS atau Document Management System adalah serangkaian sistem yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, mengakses, dan berbagi dokumen secara aman dan efisien. Bagaimana cara DMS untuk memudahkan pengelolaan dokumen di perusahaan Anda ? Berikut ini penjelasannya.

1. Scanning dan Menambah Dokumen. Dokumen masuk ke sistem DMS dengan cara scan dokumen fisik atau pindah dari file digital yang sudah ada
2. Penyimpanan Dokumen. Dokumen yang sudah diubah ke format digital kemudian dikelompokkan ke dalam folder, kategori, dan diberi meta data untuk membantu pencarian dokumen di kemudian hari
3. Mencari dan Akses Dokumen. Pengguna kemudian mencari dokumen dengan menggunakan meta data (keyword, atribut, meta data, atau filter tertentu). Sistem DMS akan menampilkan hasil pencarian dokumen sesuai kebutuhan pengguna
4. Kolaborasi Dokumen. Sistem DMS memungkinkan pengguna berbagi dokumen dengan rekan kerja atau mitra bisnis secara digital. Tersedia juga fitur kolaborasi, komentar, edit bersama, dan fitur lain untuk bantu tim Anda untuk bekerjasama secara efisien
5. Riwayat Revisi Perubahan. Document Management System mencatat setiap perubahan yang terjadi di dokumen. Pengguna bisa melihat riwayat perubahan dan membandingkannya dengan versi dokumen sebelum diubah
6. Fitur Keamanan Dokumen. Setiap dokumen yang disimpan di sistem DMS diatur siapa saja yang bisa mengaksesnya. Keamanan dokumen kemudian dapat diperkuat dengan menambahkan enkripsi, kata sandi, dan hak akses izin
7. Integrasi Dokumen. Dokumen di dalam sistem dapat diintegrasikan dengan aplikasi bisnis, seperti: sistem manajemen keuangan, CRM, email, chat instan, dan lainnya
8. Memantau Penggunaan dan Hak Akses. Sistem DMS dapat mencatat aktivitas terkait dokumen, seperti: siapa yang mengakses, mengedit, atau menghapus dokumen. Sistem pelaporan di DMS bisa digunakan untuk kebutuhan audit
9. Otomatisasi Tugas. Dokumen di dalam sistem kemudian dapat mengotomatisasi alur kerja, sehingga pengguna bisa otomatiskan tugas-tugas terkait dokumen, seperti: approval dokumen, pemberian izin atau hak akses, dan pengiriman dokumen ke luar sistem atau perusahaan
10. Opsi Pencadangan Dokumen. Sistem DMS memiliki fitur pencadangan otomatis untuk melindungi dokumen dari kehilangan atau kerusakan yang tak diinginkan. Setelah diaktifkan, dokumen yang hilang atau rusak dapat dipulihkan sehingga tidak ada lagi pekerjaan Anda yang terganggu.

Bhinneka menyediakan jasa implementasi Document Management System untuk perusahaan Anda. Segera implementasi sekarang untuk jaga dokumen penting perusahaan aman, mudah diakses, serta hemat waktu dan tenaga. Segera hubungi kami di:
Telp : (021) 2929-2828
Wa : 0821-1252-9122
Email : Corporate@bhinneka.com