Perkembangan teknologi dan akses internet yang cepat memungkinkan kegiatan Procurement bisa diganti oleh e-Procurement. Sistem pengadaan ini banyak digunakan di instansi pemerintah, perusahaan BUMN, dan perusaahan swasta di Indonesia.
Procurement atau pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan untuk membeli barang, peralatan pendukung operasional, mesin untuk produksi, atau bahan-bahan kebutuhan reparasi. Tidak hanya barang, Procurement juga bisa untuk memesan jasa.
Procurement dapat membantu agar barang yang dipesan bisa dikirim ke lokasi dan waktu yang ditentukan. Harga barang dan jasa bisa disesuaikan dengan bujet perusahaan.
Saat ini banyak perusahaan di Indonesia beralih dari Procurement biasa ke e-Procurement. Apa pengertian e-Procurement ? Apa bedanya Procurement dan e-Procurement ? Lalu apa saja manfaat dan kelebihannya ?
Pengertian e-Procurement
e-Procurement (electronic procurement) adalah proses pembelian, penjualan barang, equipment, pekerjaan, dan jasa melalui antarmuka web atau aplikasi. Sistem engadaan online ini dirancang untuk memusatkan dan mengautomasi interaksi antara perusahaan, pelanggan, dan vendor pengadaan untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi dalam proses procurement.
Proses pengadaan secara elektronik ini biasa disebut sebagai eproc di instansi pemerintah atau perusahaan BUMN. Namun kini banyak perusahaan swasta mulai menggunakan proses pengadaan online karena lebih lebih hemat waktu, biaya, dan tenaga.
Di dalam sistem procurement online terdapat banyak seller atau suplier, kategori produk yang tidak terbatas, fasilitas pembayaran lengkap, serta pilihan jasa pengiriman atau kurir yang lengkap. Proses pengadaannya semudah belanja online di toko online.
Perbedaan Procurement dan e-Procurement
Pada dasarnya Procurement dan e-Procurement adalah kegiatan yang sama yaitu proses pengadaan barang dan jasa. Keduanya juga memiliki nama yang hampir sama, hanya berbeda pada tambahan huruf “e” di depannya saja. Meski sama, namun keduanya memiliki perbedaan yang cukup signifikan.
Perbedaan Procurement dan e-Procurement adalah dari proses pengadaannya. Procurement konvensional masih manual. Sedangkan, pada e-procurement semua proses dilakukan secara elektronik melalui media website atau aplikasi. Pembelian bisa dilakukan secara online, kapan dan di mana saja.
Berikut ini perbedaan Procurement dan e-Procurement:
| Procurement | e-Procurement | |
| Pencarian Vendor | Dilakukan secara manual | Kontak dan deskripsi vendor sudah tersedia di website atau aplikasi |
| Pendaftaran Vendor | Dilakukan secara manual. Panitia penyelenggara harus menyiapkan proses pendaftaran, waktu dan tempatnya, serta formulir atau surat terkait syarat pengadaan | Pendaftaran secara online. Panitia penyelenggara cukup memantau dan mengecek jumlah vendor yang mendaftar. Vendor hanya perlu login untuk berpartisipasi |
| Rapat Pengadaan | Dilakukan secara tatap muka | Dilakukan secara online |
| Dokumen Pengadaan | Dokumen dalam bentuk hard copy dan harus dilengkapi serta diserahkan dalam banyak map | Semua dokumen bentuk digital (PDF/JPEG). Lebih rapi dan ramah lingkungan |
| Pemesanan Produk | Dilakukan di hari dan jam kerja. Pembeli dan vendor harus mengadakan rapat untuk menjelaskan kebutuhan produk | Pemesanan bisa dilakukan kapan saja 24/7 secara online |
| Administrasi | Proses administrasi dan aproval kompleks karena butuh tanda tangan, berkas hard copy, dan kirim antar dokumen | Proses aproval secara online sehingga bisa dilakukan kapan saja. Atasan juga bisa memantau produk yang dipesan melalui dashboard |
| Pembayaran | Biasanya dilakukan di awal pemesanan | Pembayaran bisa di awal, berkala (cicil), atau di akhir setelah produk diterima |
| Pengiriman | Pengiriman tidak bisa dipantau | Pengiriman bisa dipantau karena bekerja sama dengan perusahaan ekspedisi |
Manfaat e-Procurement untuk Perusahaan
Beberapa manfaat dari sistem e-procurement untuk bisnis Anda adalah:
1. Menghindari KKN
Sistem pengadaan barang secara online memudahkan Anda membuat dan menganalisa laporan barang dan jasa. Sistem ini dapat melakukan pencatatan pada setiap proses pengadaan. Prosedur dan proses pengadaan barang juga lebih transparan. Atasan Anda bisa langsung melihat detil transaksi, termasuk spesifikasi barang/jasa yang dibeli.
Selain itu, pengadaan online juga bisa mengurangi pertemuan secara fisik yang berisiko menimbulkan KKN, baik di antara vendor maupun antara vendor dan pembeli. Proses pengadaan dapat dipantau lebih jelas sehingga Anda bisa meningkatkan kontrol terhadap berbagai penyimpangan.
2. Menghemat Waktu dan Biaya
Pengadaan barang secara online dapat menghemat biaya operasional perusahaan. Biaya yang biasa dikeluarkan untuk mengadakan pembelian barang dan jasa, seperti: akomodasi, penyewaan ruang rapat, hingga perangko, materai, dan amplop bisa dihilangkan.
Selain itu, proses pengadaan online ini dapat menghemat waktu dan tenaga karyawan Anda. Semua barang dan jasa yang diperlukan terdapat di dalam dashboard dan bisa diakses secara online. Histori transaksi juga tercatat dalam sistem sehingga memudahkan Anda mengajukan pengadaan kembali. Proses pembelian juga bisa dilakukan kapan saja selama ada koneksi internet.
3. Transaksi Lebih Cepat
Sistem pengadaan ini dapat menyederhanakan proses pengadaan. Anda tidak perlu bertanya ke vendor mengenai spesifikasi barang. Semua informasi mengenai barang dan jasa yang dipesan bisa dilihat dalam dashboard. Proses komunikasi juga lebih mudah sehingga Anda bisa lebih fokus ke bisnis yang lebih penting.
Proses transaksi lebih cepat dan mudah. Admin Procurement cukup buka dashboard lalu pilih barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan. Setelah itu, produk yang dipesan akan diinformasikan ke atasan Anda untuk dilakukan aproval secara online. Jika sudah disetujui, produk akan segera diproses oleh vendor dan dikirim sesuai waktu dan tempat yang ditentukan.
Contoh e-Procurement di Indonesia
Salah satu contoh layanan e-Procurement yang ada di Indonesia adalah Bhinneka e-Procurement. Layanan yang dibuat oleh e-commerce B2b terbaik di Indonesia ini dirancang untuk memudahkan pemilik perusahaan dalam menyelenggarakan pengadaan barang dan jasa. Sistem pengadaan online Bhinneka bantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari biaya procurement di perusahaan Anda.
Sistem Bhinneka e-Procurement dilengkapi banyak suplier atau vendor. Kategori produk yang tersedia tidak terbatas. Anda bisa pesan barang dan jasa apapun yang dibutuhkan. Proses pembelian melalui online, semudah belanja online pada umumnya.
Pengadaan online juga tidak membutuhkan implementasi atau perangkat khusus. Anda hanya perlu melakukan registrasi saja. Anda bisa melakukan pengadaan online melalui smartphone atau tablet dari mana saja, selama ada koneksi internet.
Kelebihan e-Procurement Bhinneka
Pengadaan online Bhinneka ditujukan untuk membantu perusahaan Anda fokus ke bisnis. Semua proses pengadaan bisa diserahkan ke Bhinneka. Dibanding sistem pengadaan konvensional, sistem pengadaan online Bhinneka punya banyak kelebihan, yaitu:
- Hemat waktu kerja. Fitur lengkap memudahkan Anda melakukan pengadaan kapan saja
- Monitor pengeluaran lebih mudah. Anda bisa memonitor transaksi dan pengeluaran setiap saat
- Kontrol bujet perusahaan. Harga barang dan jasa yang dipesan bisa disesuaikan dengan bujet
- Tertib administrasi. Tidak ada kertas dan file menumpuk. Semua histori transaksi tercatat dalam sistem
- Koordinasi pekerjaan lebih mudah. Atasan bisa mengecek detil transaksi untuk memudahkan persetujuan.
Fitur-Fitur e-Procurement Bhinneka
Untuk memudahkan Anda melakukan pengadaan secara online, Bhinneka punya banyak fitur pada layanan pengadaan online-nya. Yaitu:
- Banyak Merchant/Suplier. Terdapat ribuan merchant dan supliers yang siap melayani
- Pilihan Produk Lengkap. Mulai dari: Traktor, desain kafe, pulsa, agensi, hingga perangkat IT dan IoT
- Dashboard Intuitif. Mudah digunakan dan memudahkan Anda menganalisa laporan transaksi
- Atur Bujet Perusahaan. Anda bisa atur limit per order, produk, dan aproval sesuai bujet perusahaan
- Customize Role. Akun pengguna terdiri dari: pengelola, pembeli, dan penyetuju (approver)
- Account Manager Khusus. Memudahkan komunikasi dengan Anda, sekaligus mengawasi administrasi.
Cara Daftar e-Procurement Bhinneka
Tanpa implementasi atau perangkat khusus, Anda bisa langsung menggunakan sistem e-Procurement dengan cepat dan mudah. Setelah daftar, akun langsung bisa digunakan untuk melakukan pengadaan online. Berikut ini cara mendaftar Bhinneka e-Procurement.
- Isi form di sini
- Sales Bhinneka akan memberi User Login untuk perusahaan Anda
- Lengkapi data perusahaan Anda seperti: Profil perusahaan, NPWP, alamat, bujet, dan lainnya
- Set akun untuk Requester, Approver, dan semua karyawan yang menggunakan pengadaan online
- Setiap karyawan yang sudah dibuatkan akun akan mendapat email notifikasi ke Bhinneka Bisnis
- Requester langsung dapat login dan menggunakan layanan pengadaan online.
Bhinneka e-Procurement adalah solusi untuk memudahkan pengadaan barang/jasa secara online. Sistem ini dapat memangkas biaya operasional, waktu, dan tenaga. Proses pengadaan juga lebih transparan karena semua transaksi dan nominal produk yang dibeli bisa dilihat di histori.
Butuh informasi lebih lanjut ? Hubungi Call Center Bhinneka.