Stock Opname adalah salah satu langkah yang biasa dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan proses bisnis tetap lancar. Perusahaan yang berkaitan dengan pengiriman produk atau distribusi perlu melakukan Stock Opname secara rutin untuk meminimalisir kerugian akibat barang yang terlalu lama disimpan atau hilang.
Supaya kegiatan Stock Opname lancar dan barang yang distok tetap aman, pemilik usaha harus memilih lokasi gudang yang bagus untuk memudahkan mobilisasi keluar masuk barang, atau tim yang rutin mengecek kondisi dan isi gudang. Kegiatan ini juga memudahkan manajemen untuk mengevaluasi apakah proses pengiriman, keluar masuk barang, dan penyimpanan sudah sesuai rencana.
Untuk lebih memudahkan Anda mengenal istilah Stock Opname, berikut ini penjelasan singkatnya serta tujuan, langkah-langkahnya, dan siapa yang bertanggung jawab melakukan Stock Opname.
Pengertian Stock Opname
Stock Opname adalah kegiatan menghitung stok barang yang masih tersimpan di gudang sebelum dikirim atau dijual. Kegiatan ini dilakukan rutin untuk mengecek apakah ada barang yang terlewat. Selain itu, juga untuk mencocokkan apakah jumlah dan jenis barang yang dipesan atau disimpan di gudang sesuai dengan yang di catatan persediaan barang.
Kegiatan Stock Opname terdiri dari banyak rangkaian kegiatan, mulai dari mendata jumlah seluruh persediaan di dalam gudang, sampai menata kembali barang supaya mudah diambil saat mau dikirim. Stock Opname juga perlu dilakukan untuk memeriksa kondisi barang di gudang, apakah masih layak untuk dikirim atau dilanjutkan ke proses produksi.
Siapa yang Bertugas Melakukan Stock Opname ?
Siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan Stock Opname ? Pihak yang bertugas melakukan Stock Opname adalah manajemen perusahaan atau produk. Petugas Stock Opname tidak boleh dari pihak gudang atau pencatat persediaan supaya menghindari terjadinya kecurangan. Pihak manajemen mengecek apakah stok yang tersedia di gudang sesuai dengan catatan yang mereka dapat petugas gudang. Jika terjadi kerusakan, manajemen bisa langsung menentukan siapa pihak yang bertanggung jawab dan langkah ke depan untuk mengantisipasinya.
Tujuan Stock Opname
Kegiatan Stock Opname memiliki beberapa tujuan, yaitu:
- Menghindari penyimpangan pada stok barang di gudang (pencurian, penggelapan, dan lainnya)
- Mencocokkan data yang didapat dari petugas gudang dengan kenyataan di lapangan
- Membuat keputusan cepat pada stok barang di gudang yang rusak atau hilang
- Mengetahui arus keluar masuk barang dengan tepat
- Mengetahui kondisi gudang dan meminimalisir kerusakan stok akibat kondisi gudang tak layak
- Membandingkan data gudang dari tahun-tahun sebelumnya
- Mengetahui jumlah aktiva, hutang, piutang, dan kas perusahaan
- Bantu manajemen membuat keputusan pada stok barang yang lama tidak terjual atau dikirim.
Kapan Sebaiknya Stock Opname Dilakukan ?
Waktu terbaik untuk melakukan Stock Opname adalah tergantung kebijakan perusahaan dan jenis barang yang disimpan dalam gudang. Anda bisa cek stok gudang setiap akhir tahun, setiap tiga bulan, setiap enam bulan, atau pada periode tertentu, sesuai kesepakatan manajemen.
Beberapa perusahaan ada yang rutin melakukan cek stok gudang setiap bulan. Tujuannya untuk meminimalisir risiko selisih pada stok ril di gudang dan di catatan. Namun, ada juga yang melakukan Stock Opname setiap hari. Misalnya di swalayan atau mini market yang menjual barang fast moving dengan life cycle pendek.
Kapanpun waktunya, Stock Opname tidak boleh dilakukan saat terjadi masalah saja. Pemilik usaha harus menutup segala kemungkinan terjadinya penyelewengan. Sebesar apapun rasa percaya Anda kepada karyawan. Jika dibiarkan penyelewengan bisa terus terjadi. Sehingga menyebabkan kerugian yang sangat besar untuk usaha Anda.
Langkah-Langkah Saat Melakukan Stock Opname
Stock Opname adalah kegiatan yang sangat penting untuk melancarkan operasional perusahaan. Melakukan cek stok gudang tidak boleh sembarangan karena berkaitan dengan kelancaran bisnis. Berikut ini beberapa langkah saat melakukan Stock Opname:
1. Tahap Persiapan
Langkah pertama saat melakukan Stock Opname adalah memberi pengarahan ke karyawan supaya bisa melakukan tugasnya masing-masing dengan benar. Karena yang mengerjakan tugas ini bukan dari pihak gudang, jadi perlu diberikan pengarahan detail mengenai apa saja yang perlu dilakukan. Karyawan juga perlu diajari cara input stok barang dan mencocokkan spesifikasinya dengan yang ada di catatan manajemen.
2. Tahap Awal
Beberapa langkah awal yang perlu dilakukan saat melakukan Stock Opname adalah:
- Memberikan label atau tanda pada barang yang sudah dihitung
- Memastikan semua barang di gudang sudah dilengkapi kode atau label
- Tim gudang menata stok barang yang sudah dihitung sesuai kode atau label
- Memberi tanda pasa barang yang tidak perlu dihitung, diretur, atau dimusnahkan.
3. Tahap Pelaksanaan Stock Opname
Berikut ini beberapa langkah yang perlu dilakukan saat melaksanakan Stock Opname:
- Memastikan semua barang yang dicek dan dihitung sudah diinput dalam sistem
- Membuat hasil input untuk diberikan ke pihak audit sebagai acuan rekam stok
- Tandai barang yang sudah melalui proses pengecekan dan penghitungan
- Pastikan spesifikasi barang yang ada di sistem sama seperti di gudang
- Setelah semua dicek dan dihitung, lakukan pengecekan ulang agar tidak ada salah hitung
- Hasil Stock Opname diberikan ke manajemen dan Accounting untuk penyesuaian selanjutnya.
4. Tahap Akhir
Setelah memastikan semua proses dilakukan dengan benar, selanjutnya buat pedoman cetak untuk melaksanakan penghitungan Stock Opname. Pastikan pedoman ini tidak dipegang karyawan gudang atau yang bertugas tangani persediaan barang di gudang. Alasannya, karena pedoman ini akan dipakai untuk mencocokkan data ke dalam sistem dengan jumlah riil yang ada di gudang.
Hasil pencatatan Stock Opname kemudian diberikan ke bagian keuangan untuk melakukan penyesuaian jika terjadi selisih. Walaupun proses penghitungan Stock Opname sudah selesai, namun masih banyak pekerjaan yang harus dilakukan manajemen. Misalnya, membuat keputusan terhadap selisih stok barang, barang yang rusak, kondisi gudang yang kurang layak, dan lain sebagainya.