Aktivitas Administrasi sangat penting dalam berbagai kegiatan salah satunya di dunia industri dan perusahaan. Lembaga atau perusahaan sangat membutuhkan kegiatan administrasi dalam mengelola sumber dayanya sehingga lebih tersusun dan terstruktur.
Misalnya dalam perusahaan setiap karyawan tentunya memiliki hak dan kewajibannya masing masing terhadap pekerjaan. Kegiatan administrasi sendiri dapat mengelompokan atau satu bagian sehingga proses pengelolaan perusahaan dapat berjalan secara maksimal.
Definisi Administrasi
Berbicara perihal pengertian administrasi seseorang dapat mengidentifikasinya menjadi dua pemahaman yaitu secara sempit dan luas. Pada dasarnya administrasi sendiri memiliki makna sebagai penghubung pekerjaan antara dua orang atau lebih sehingga bisa saling menjalin kerja sama.
Untuk pengertian atau definisi umumnya administrasi merupakan kegiatan dalam bentuk usaha yang mempunyai hubungan kuat dengan banyak regulasi ketentuan maupun kebijakan. Melalui kegiatan administrasi inilah perusahaan atau organisasi dapat bersama sama mencapai tujuan.
1. Definisi Administrasi dalam Makna Sempit
Pengertian administrasi secara sempit adalah sebuah kegiatan pencatatan dan penyusunan data serta informasi sehingga terlihat lebih sistematis. Tujuan administrasi secara sempit adalah menyediakan serta memudahkan sebuah informasi tersampaikan secara baik. Kata lain dari aktivitas administrasi ini dalam perusahaan adalah tata usaha.
2. Definisi Administrasi dalam Makna Luas
Definisi administrasi dalam makna luas tentunya lebih spesifikasi. Administrasi merupakan kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang. Kegiatan kerja sama ini tentunya berdasarkan pada penentuan pembagian kerja yang sesuai secara terstruktur sehingga dapat mencapai tujuan bersama. Kehadiran administrasi ini juga membuat proses menuju tujuan lebih efektif dan efisien.
Unsur-Unsur Administrasi
Setelah mengetahui definisi dan pengertiannya, dalam administrasi juga terdapat unsur unsur. Administrasi ini memiliki unsur unsur yang harus seseorang pahami sehingga dapat menerapkannya secara tepat, berikut unsur unsurnya.
1. Unsur Organisasi
Unsur organisasi pada administrasi ini memiliki peran penting dalam menerapkan kegiatan administrasi. Organisasi merupakan himpunan dari beberapa orang dalam satu wadah sehingga bisa terjalinnya berbagai hubungan antar pekerjaan.
2. Unsur Manajemen
Manajemen merupakan alat atau media utama untuk mengaplikasikan administrasi. Ketika administrasi berjalan maka ada beberapa bagian yang sedang bekerja meliputi tenaga operasional, penggerak, pengatur, sampai dengan manajer. Dalam kelompoknya ada 2 kategori yakni top management dan lower manajemen.
3. Komunikasi
Administrasi dalam mengatur komunikasi antara departemen juga menjadi salah satu unsur dari administrasi. Hal ini lantaran administrasi berperan penting dalam mengatur komunikasi antara departemen satu dengan lainnya. Salah satu contoh dalam unsur ini adalah surat atau warta. Komunikasi punya tugas penting untuk menghubungkan antara manajemen, klien, serta pihak lainnya agar terjalin secara baik.
4. Kepegawaian
Administrasi juga harus memiliki unsur kepegawain, hal ini sangat erat hubungannya dengan proses di dalam perusahaan. Kepegawaian dalam administrasi ini meliputi penerimaan, pendayagunaan, penempatan, sampai dengan penghentian kerja.
5. Keuangan
Selanjutnya ada unsur keuangan yang terdapat pada administrasi. Administrasi keuangan ini akan berkaitan dengan pengelolaan pembiayaan kontrak kerja, administrasi penjualan, pembelian sampai dengan sumber dari dananya.
6. Perbekalan
Administrasi perbekalan menjadi salah satu unsur penting yang terdapat pada aktivitas ini. Kaitannya sendiri meliputi pengadaan barang penyimpangan, sampai dengan penyingkiran dari pihak administrasi. Seseorang dalam perusahaan tentunya perlu memilih barang mana saja yang berkaitan dengan aktivitas kerja.
7. Tata Usaha
Administrasi tentunya juga meliputi kegiatan tata usaha di mana aktivitas penyimpanan, pencatatan, dan pengiriman dokumen terjadi pada elemen ini. Unsur ini memegang peran penting dalam melakukan kegiatan administrasi dari sumber organisasi sehingga bisa memperoleh keputusan terbaik.
8. Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat juga memegang peranan penting dalam mengelola kegiatan administrasi. Melakukan public relation merupakan sebuah usasha dalam menghubungkan pembelajaran sehingga menjadi lebih baik antara produsen dan konsumen. Dari kegiatan inilah konsumen bisa lebih mempercayai produk maupun jasa dari sebuah perusahaan.
Ciri-Ciri Administrasi
Setelah memahami bagaimana unsur unsur yang ada pada administrasi, penting juga bagi Anda untuk mempelajari ciri cirinya. Terdapat beberapa ciri ciri dalam kegiatan administrasi yang harus seseorang ketahui sebelum mengimplementasikannya.
1. Terdiri atas Sekelompok Orang
Ciri pertama dari sebuah administrasi adalah harus ada yang terlibat. Tentu saja dalam hal ini terdiri dari sekelompok orang yang saling bekerja sama mencapai sebuah tujuan. Administrasi memiliki ciri utama terdiri dari sekumpulan orang dengan tujuan yang sama.
2. Menjalin Kerja Sama
Dalam mengimplementasikan administrasi seseorang tentunya akan berhubungan dengan kerja sama. Memang kerjasama menjadi salah satu ciri adanya kegiatan administrasi. Sistem administrasi tidak dapat berjalan secara baik apabila kegiatan kerja sama ini tidak terjadi.
3. Mempunyai Tujuan yang Dicapai
Ciri ketiga dari administrasi adalah sebuah tujuan. Alasan kenapa seseorang atau perusahaan menerapkan sistem administrasi antara lain adalah membuat sekelompok orang tadi mencapai tujuannya. Dengan menjalankan administrasi secara baik maka tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik.
4. Terdapatnya Proses Kegiatan Usaha
Ciri selanjutnya dari administrasi dan harus ada adalah proses kegiatannya. Tentunya dalam setiap aktivitas ada proses kegiatan usaha di dalamnya sehingga terciptalah administrasi ini. Proses sendiri dapat seseorang pahami sebagai rangkaian aktivitas sehingga terwujudlah kerja sama untuk mencapai tujuan.
5. Terdapat Aktivitas Bimbingan, Pengawasan, dan Kepemimpinan
Perlu Anda ketahui juga dalam administrasi akan ada beberapa aktivitas penting mulai dari pengawasan, kepemimpinan hingga bimbingan. Ciri kelima dari administrasi adalah adanya aktivitas tersebut. Dari tiga kegiatan tadi akan terciptalah sebuah administrasi yang menunjang perusahaan dalam mencapai tujuan.
Fungsi Administrasi
Selain memiliki ciri ciri dan unsur, administrasi juga bisa Anda terapkan dengan baik apabila memahami betul fungsinya. Untuk menerapkan administrasi secara tepat memahami fungsinya jelas menjadi hal yang penting, berikut fungsi fungsi dari administrasi.
1. Perencanaan (Planning)
Fungsi pertama dari administrasi adalah planning atau perencanaan. Dalam aktivitas apapun melakukan atau merancang perencanaan merupakan hal penting. perencanaan atau planning memegang peranan penting agar aktivitas administrasi dapat terealisasi secara baik. Terdapat beberapa kegiatan dalam perencanaan ini antara lain mengolah data, mengumpulkannya, sampai dengan penyusunan rencana.
2. Penyusunan (Organizing)
Fungsi berikutnya dari administrasi adalah penyusun dari sebuah rencana. Istilah lain untuk hal ini adalah organizing. Dalam administrasi baik lembaga maupun perusahaan harus menyusun rencana pencapaian visi serta tujuan. Melalui penyusunan inilah perusahaan dan lembaga melalui kegiatan administrasinya dapat menyusun rencana rencana dalam mencapai tujuan.
3. Mengkoordinasi (Coordinating)
Fungsi ketiga dari administrasi adalah mengkoordinasi sebuah aktivitas secara terstruktur dan terarah. Tujuannya jelas yaitu membuat perusahaan atau organisasi berjalan sesuai aturan di setiap bagian bagiannya. Hal ini juga sangat berdampak pada kegiatan perusahaan sehingga tidak ada tumpang tindih pekerjaan dan semua berjalan sesuai rencana.
4. Laporan (Reporting)
Fungsi administrasi yang harus Anda ketahui selanjutnya adalah laporan atau reporting. Pembuatan laporan akan menjadi lebih baik apabila sistem administrasinya sudah berjalan. Administrasi untuk mengelola perkembangan, pergerakan, sampai dengan hasil kinerja harus terbentuk sehingga menghasilkan laporan secara jelas. Laporan juga berperan sebagai alat penilai dari kinerja para karyawan di setiap posisi.
5. Pembuatan Anggaran (Budgeting)
Fungsi administrasi selanjutnya adalah pembuatan anggaran yang tentunya setiap perusahaan maupun lembaga perlukan. Pembuatan anggaran menjadi pilar penting dan wajib untuk sebuah organisasi, lembaga, institusi sampai perusahaan.
Administrasi dalam pembuatan anggaran akan memberikan penilaian untuk peningkatan kinerja sehingga bisa mencapai tujuan serta mengembangkan perusahaan maupun organisasi. Contoh sederhana nya adalah budgeting iklan dan lain sebagainya.
6. Penempatan Posisi (Staffing)
Fungsi administrasi berikutnya adalah mengenai posisi. Penempatan posisi atau staffing ini berkaitan erat dengan kondisi sumber daya manusia dalam perusahaan. Apabila penempatan SDM ini tepat maka perusahaan dapat mengelola tenaga ahli dan rekrutmen secara tepat sehingga kebutuhan perusahaan terpenuhi.
7. Bimbingan (Directing)
Fungsi selanjutnya dari administrasi adalah melakukan bimbingan atau directing. Dengan adanya administrasi proses interaksi antara anggota organisasi atau perusahaan kepada para pimpinan semakin menjadi terarah. Tidak hanya itu melalui bimbingan ini juga anggota dan karyawan bisa mencapai tujuan yang sebenarnya.
Tujuan Administrasi
Adannya administrasi juga membuat proses dan pengelolaan dalam organisasi maupun perusahaan berjalan lebih baik. Kehadiran administrasi sendiri mampu memberikan pengelolaan serta perencanaan yang signifikan terhadap proses pencapaian tujuan dari organisasi dan perusahaan sehingga menjadi lebih efektif. Berikut adalah tujuan dari administrasi.
1. Menyusun Program Usaha
Tujuan pertama dari administrasi adalah melakukan penyusunan program usaha. Tentunya setiap perusahaan memiliki program usaha yang harus tercapai. Penyusunan program usaha ini membutuhkan banyak elemen mulai dari data sampai dengan acuan informasi.
Untuk bisa memperoleh informasi maupun data harus melalui berbagai kegiatan administrasi. Aktivitas administrasi terbukti mampu membuat semuanya menjadi lebih mudah dalam proses pengumpulan data sehingga dapat tersusun dengan baik program usaha dalam perusahaan.
2. Mengevaluasi Kegiatan Organisasi Secara Efektif
Kegiatan organisasi juga memiliki tujuan administrasi untuk melakukan kegiatan evaluasi. Setiap perusahaan maupun organisasi membutuhkan yang namanya evaluasi atau perbaikan. Sistem administrasi sangat memudahkan perusahaan dalam aktivitas evaluasi kegiatan sehingga memperoleh hasil maksimal.
Evaluasi sendiri dapat berbentuk dalam apapun misalnya perusahaan menemukan ketidakcocokan data. Bisa juga melakukan evaluasi kinerja dan program dari perusahaan sehingga menciptakan kegiatan yang lebih terorganisir lagi.
3. Memantau Aktivitas Administrasi
Aktivitas atau kegiatan administrasi juga berdampak pada proses pemantauan itu sendiri. Tentunya sistem administrasi merupakan aktivitas yang sangat berkaitan dengan banyak hal sehingga pemantauan menjadi elemen penting.
Aktivitas administrasi harus berjalan dengan teratur serta sistematis. Sistem administrasi bisa tercapai dengan baik apabila pada akhirnya perusahaan maupun organisasi mampu berjalan secara teratur. Pemantauan ini juga sangat berpengaruh pada tindak lanjut kegiatan yang berkaitan dengan apa, bagaimana, dimana, serta kapan.
4. Memastikan Keamanan dalam Aktivitas Usaha
Tujuan administrasi berikutnya adalah soal keamanan. Keamanan di dalam aktivitas usaha menjadi perihal penting. Dengan menerapkan administrasi setiap perusahaan maupun organisasi mampu memberikan keamanan terstruktur dalam kegiatan usahanya.
Salah satu keamanan yang terasa dari kegiatan usaha saat administrasi berjalan adalah pemantauan. Proses pemantauan baik transaksi atau catatan kegiatan usaha lainnya lebih optimal melalui sistem administrasi. Untuk itulah penting mengelola administrasi secara baik.
Contoh Penerapan Administrasi
Contoh sederhana sering terlihat di perusahaan ketika beroperasi. Administrasi terbagi dalam beberapa fungsi sesuai kebutuhan dari perusahaan tersebut. Misalnya administrasi di bidang keuangan di mana tugasnya adalah manajemen keuangan, pembayaran, analisis, dan perencanaan perihal finansial perusahaan.
Perusahaan juga kental dengan rekrutment pekerja atau para karyawan. Biasanya kategori soal ini diatur oleh administrasi SDM (Sumber daya Manusia). Administrasi SDM punya tanggung jawab dalam mengelola karyawan mulai dari rekrutmen, pelatihan, pengembangan, manajemen, sampai soal gaji para pekerja.
Perusahaan agar bisa maju dan berjalan secara baik membutuhkan yang namanya organisasi terstruktur. Melalui administrasi proses bisnis dapat berjalan dengan optimal karena perusahaan bisa membuat penjadwalan, pengendalian, dan pemantauan secara efektif. Kesuksesan dari perusahaan memang sangat penting sehingga administrasi harus berjalan secara tepat.
Ruang Lingkup Administrasi
Berbicara soal ruang lingkup tentunya Administrasi memiliki jangkauan kinerja yang berkaitan dengan pelayanan, pengaturan dan pengaturan aktivitas organisasi maupun perusahaan. Kehadirannya bertujuan untuk membuat semuanya lebih efektif dan tertib, berikut ruang lingkup dari administrasi.
1. Kegiatan Pengumpulan
Ruang lingkup pengumpulan menjadi batasan administrasi yang bertugas untuk mengumpulkan data, informasi secara detail. Setelah semua data dan informasi ini terkumpul maka harus menyimpan kemudian menggunakannya ketika perusahaan perlukan.
2. Kegiatan Pencatatan
Ruang lingkup pencatatan ini berkaitan dengan pengumpulan data dan informasi juga akan tetapi cenderung ke aktivitas pencatatan. Sederhananya kegiatan pencatatan akan menyimpan secara rapi semua informasi penting yang perusahaan perlukan.
3. Kegiatan Administrasi
Kegiatan administrasi merupakan ruang lingkup yang bertugas untuk melakukan analisis data. Proses analisis ini penting sehingga karyawan bisa menemukan hasil atau kesimpulan dari data tersebut sebelum perusahan menggunakannya.
4. Kegiatan Penyimpanan dan Aktivitas
Ruang lingkup penyimpanan pada administrasi ini menugaskan para karyawan agar bisa melindungi serta mengamankan data data sehingga terarsipkan secara baik. Sementara ruang lingkup aktivitas terdiri dari proses karyawan ketika mengirimkan data maupun file untuk kebutuhan internal perusahaan maupun eksternal.