Procurement dan Purchasing adalah dua istilah yang saling berkaitan. Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa dari vendor rekanan atau pihak ketiga. Sedangkan, Purchasing adalah adalah serangkaian proses untuk membeli barang dan jasa. Meskipun pengertiannya mirip, namun fungsi dan metodenya berbeda.
Kegiatan Procurement membutuhkan informasi lengkap, seperti: detail barang dan jasa yang dipesan, budget yang dimiliki, dan track record vendor dalam memenuhi pesanan. Purchasing merupakan kegiatan yang lebih sederhana karena melibatkan tugas, seperti: memesan, membeli, menerima, dan melunasi pembayaran.
Perbedaan Procurement dan Purchashing di perusahaan terletak pada fokus dan metodenya. Tujuan akhir dari Procurement dan Purchasing juga berbeda. Berikut ini perbedaan tugas Procurement dan Purchasing.
Tujuan Akhir Procurement dan Purchasing
Perbedaan Procurement dan Purchasing yang paling jelas ada di tujuan akhirnya. Tujuan Procurement adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan dan memenuhi kebutuhan perusahaan. Proses pengadaan membutuhkan informasi lengkap mengenai apa saja kebutuhan perusahaan, sumber daya yang dimiliki, dan kemampuan finansial. Hal ini bertujuan agar proses pengadaan memang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
Purchasing memiliki tujuan untuk membeli barang dan jasa untuk perusahaan. Tim purchasing bertugas melakukan pembelian ke vendor dan terkadang membutuhkan negosiasi untuk mengatur pengeluaran perusahaan. Negosiasi yang baik membuat Purcashing dapat membeli barang dan jasa yang kualitasnya sesuai kebutuhan dengan harga lebih murah.
Cara Menilai Barang dan Jasa
Proses Procurement dan Purchasing bisa dibedakan dari bagaimana cara mereka memandang barang dan jasa. Tim Procurement lebih mengutamakan kualitas dan nilai barang atau jasa dibanding harganya. Sedangkan, Purchasing lebih fokus pada harga dibanding kualitas produk yang dipesan. Selama spesifikasi dasar barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan, faktor-faktor non esensial lain seperti nama besar brand akan dikesampingkan.
Kapan Procurement dan Purchasing Bekerja ?
Procurement mulai bekerja dari proses awal sampai akhir. Tim Procurement bertugas memantau semua proses pengadaan untuk memperoleh semua barang dan jasa yang dibutuhkan. Sedangkan, Purchasing hanya terlibat saat pembelian dan pembayaran barang dan jasa saja.
Perbedaan Procurement dan Purchasing juga bisa dilihat dari tugas dan keterlibatannya. Procurement mulai bekerja dari pengenalan kebutuhan perusahaan, memproses pengadaaan, membuat dan menutup kontrak pembelian, dan melakukan pencatatan. Purchasing hanya bertugas saat pemesanan, pengiriman, dan pembayaran saja.
Hubungan dengan Vendor Barang dan Jasa
Dalam menjaga hubungan baik dengan vendor atau pemasok barang dan jasa, Procurement lebih fokus untuk membangun hubungan jangka panjang. Hubungan relasional yang baik diharapkan bisa mempermudah proses pengadaan di kemudian hari. Procurement juga berharap hubungan yang baik dan jangka panjang membuat harga barang dan jasa lebih murah atau mendapat keringanan dalam pelunasan atau termin lebih panjang.
Berbeda dari Purchasing yang fokusnya hanya ke hubungan jangka pendek. Tim Purchasing fokus melakukan transaksi secara efisien sehingga tidak terlalu peduli dengan pengembangan hubungan jangka panjang dengan vendor. Hubungan Purchasing dan vendor hanya transaksional, atau terjadi saat pembelian saja.
Proses Purchasing dalam Procurement
Sebenarnya Purchasing adalah salah satu proses dalam Procurement. Berikut ini tugas Purchasing saat melakukan pengadaan barang dan jasa di perusahaan:
- Pemilihan Vendor. Setelah mendapat rincian kebutuhan, Purchasing akan memilih dan menentukan vendor yang tepat. Ada beberapa pertimbangan saat memilih vendor, seperti: rekomendasi vendor, track record saat memenuhi kebutuhan perusahaan selama ini, sampai harga dan layanan yang diberikan.
- Melakukan Pemesanan Barang dan Jasa. Setelah memilih vendor, Purchasing akan melakukan pemesanan dengan menyusun PO (Purchase Order). Dokumen PO akan dikirim ke vendor sebagai bukti pemesanan. Di dalam PO terdapat informasi barang atau jasa, jumlah pesanan, dan harga yang sudah disepakati bersama.
- Menerima Delivery Order atau Work Order. Vendor akan mengirim Delivery Order atau Work Order. Tim Purchasing harus memantau kapan barang atau jasa sampai dan kualitasnya. Purchasing harus memantau pengiriman agar tidak menggangu operasional perusahaan.
- Menerima Barang dan Jasa yang Dipesan. Tim Purchasing harus memeriksa barang dan jasa yang sudah sampai. Tim harus mengecek apakah sesuai dengan dokumen Purchase Order. Jika tidak sesuai, Purchasing berhak mengajukan pengembalian.
- Pengecekan Dokumen Pengadaan. Setelah barang diterima dengan baik, tim Purchasing harus melakukan pengecekan ulang semua dokumen transaksi, seperti invoice, PO, DO atau WO, dan pajak. Tujuannya untuk menghindari perbedaan nominal pada harga yang sudah disepakati sebelumnya.
- Pembayaran Tagihan dan Faktur. Pelunasan barang dan jasa harus sesuai dengan termin yang disepakati. Di sinilah pentingnya kemampuan negosiasi. Tim Purchasing bisa bernegosiasi untuk mendapat harga lebih murah atau termin lebih panjang, termasuk opsi pelunasan dengan cicilan. Dengan begitu, Purchasing dapat membantu melancarkan cash flow perusahaan saat pengadaan.
Kesimpulan
Perbedaan Procurement dan Purchasing terlihat dari proses kerja dan fokusnya. Namun sebenarnya, Purchasing dan Procurement tidak bisa dibedakan. Alasannya, karena Purchasing itu sendiri adalah salah satu proses dalam Procurement. Purchasing hanya mencakup beberapa kegiatan yang dilakukan dalam keseluruhan proses pada Procurement.