PO atau Purchase Order adalah salah satu dokumen yang dibuat oleh tim Purchasing. Dokumen PO adalah salah satu dokumen yang dibutuhkan saat proses pengadaan. Purchase Order memudahkan tim Purchasing dan supplier untuk mengetahui secara detail barang atau jasa yang dipesan.
Dari sisi perusahaan, PO memudahkan pihak manajemen untuk memantau apakah proses pengadaan sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan. Manajemen juga bisa mengecek apakah pembelian sudah sesuai dengan anggaran perusahaan. Pengertian Purchase Order sangat penting untuk diketahui oleh Anda yang ingin membuka bisnis atau ingin bekerja sebagai Purchasing.
Apa itu Purchase Order ?
PO atau Purchase Order adalah dokumen yang dibuat oleh pihak pembeli untuk pihak penjual yang berisi rincian barang atau jasa yang dibeli. Dokumen Purchase Order berisi informasi nama dan detail barang/jasa yang dibeli, jumlah barang yang dibeli, harga satuan, dan harga total barang dan jasa yang dibeli.
Disarankan agar barang dan jasa yang dipesan ditulis spesifik agar lebih jelas saat pengecekan. Kesalahan di proses pengadaan biasanya terjadi pada detail produk dan waktu pengiriman. Jika detail produk tidak jelas bisa membuat kesalahpahaman pada penjual saat mengirimkan barang yang dipesan.
Purchase Order dikeluarkan oleh tim Purchasing saat awal proses pembelian. Saat akan memesan barang dan jasa, tim Purchasing mengirimkan PO ke penjual. Setelah barang/jasa dikirim, penjual akan mengirim invoice dengan melampirkan PO atau menyertakan detail barang yang dipesan sesuai yang tertulis pada Purchase Order yang telah disepakati.
Fungsi Purchase Order
Berikut ini fungsi Purchase Order (PO) dalam proses pembelian di perusahaan:
- Bukti komitmen pembeli untuk membeli barang/jasa dari penjual
- Menghindari kesalahan kirim jenis, jumlah, dan harga produk yang dibeli
- Pengingat bagi penjual untuk mengirim produk sesuai waktu dan tempat yang ditentukan
- Sebagai dokumen untuk menghindari perselisihan hukum mengenai pembelian
- Sebagai dokumen untuk tim keuangan agar bisa membayar Invoice sebelum jatuh tempo
- Bukti untuk auditor bahwa proses pembelian sudah melalui proses yang benar.
Apa Isi dari PO ?
Purchase Order adalah dokumen yang mirip Invoice. Ini karena Invoice berisi data-data dari Purchase Order yang dikirim oleh pembeli. Apa saja isi PO ? Berikut ini rincian isi dari Purchase Order:
- Nama perusahaan pembeli dan penjual
- Alamat pembeli dan penjual
- Nomor telepon, alamat email, dan info lain yang dibutuhkan
- Alamat pengiriman barang/jasa yang dipesan
- Keterangan batas waktu pengiriman barang/jasa
- Alamat penagihan dan pengiriman invoice
- Nama, jenis, dan detail produk yang dipesan
- Jumlah, harga satuan, dan harga total barang/jasa yang dibeli
- Syarat dan ketentuan pembelian yang sudah disepakati kedua belah pihak.
Contoh Purchase Order
Kenapa Perusahaan Anda Butuh PO ?
Perusahaan baru atau skala kecil biasanya enggan membuat PO saat melakukan pembelian. Alasannya karena PO dianggap merepotkan dan memperlambat proses pengadaan. Biasanya perusahaan kecil hanya menggunakan email, chat, atau telepon saat memesan produk dari supplier.
Hubungan yang akrab dengan supplier juga jadi alasan beberapa perusahaan tidak menggunakan PO. Alasan lain kenapa banyak perusahaan kecil tidak menggunakan PO karena keterbatasan tenaga kerja. Namun saat usaha Anda mulai berkembang, Anda butuh Purchase Order.
Purchase Order dibutuhkan saat melacak produk yang dipesan. Jika ada pesanan yang tidak sesuai, dokumen PO bisa jadi rujukan. Bayangkan jika tidak ada PO, telepon dan chat tidak bisa dijadikan bukti pembelian yang sah. PO bisa dipakai untuk menghindari kesalahpahaman saat proses pengadaan. PO bisa dijadikan kontrak atas pengadaan untuk pembeli dan penjual.
Purchase Order Fisik vs Digital, Lebih Baik Mana ?
Purchase order fisik adalah yang menggunakan kertas. Sedangkan, PO digital berbentuk dokumen digital, biasanya dalam format PDF. PO bentuk fisik sudah banyak tidak digunakan oleh perusahaan besar. Alasannya karena PO kertas tidak ramah lingkungan, butuh ruang penyimpanan yang besar, dan rawan hilang, rusak, atau terbakar.
Karena tidak efisien, makanya banyak perusahaan kini beralih ke PO digital. Purchase Order berbentuk digital bisa diakses kapan saja. Jadi misalkan tim auditor ingin mengecek transaksi 2 tahun lalu, dokumennya masih bisa diakses. PO Digital juga mudah dikirim melalui email, sehingga lebih cepat ketimbang PO kertas yang harus memakai jasa ekspedisi.
Sekedar informasi, Bhinneka punya e-Procurement Marketplace yang akan membantu tim Purchasing mengadakan proses pembelian dengan cepat, mudah, dan transparan. e-Procurement Bhinneka juga sudah menggunakan PO digital jadi tidak perlu repot kirim dokumen fisik lagi.