Purchasing adalah salah satu divisi dalam perusahaan yang memiliki peranan penting. Perusahaan manufaktur atau perusahaan yang membuat produk dan jasa membutuhkan tenaga Purchasing atau biasa disebut buyer. Purchasing membantu agar proses produksi perusahaan berjalan lancar. Tim ini juga berfungsi untuk membantu operasional setiap tim di perusahaan.

Apa itu Purchasing ?

Purchasing juga biasa disebut sebagai buyer. Purchasing adalah divisi yang bertugas untuk membeli barang atau jasa dari pihak ketiga untuk kebutuhan operasional perusahaan. Setiap perusahaan pasti membutuhkan bahan baku atau kebutuhan lainnya. Purchasing bertugas membeli barang atau jasa yang dibutuhkan oleh divisi lain.

Rata-rata setiap perusahaan menghabiskan hingga 70% pendapatannya untuk melakukan pembelian. Apalagi perusahaan manufaktur atau yang berkaitan dengan memproduksi barang. Di sini, seorang Purchasing harus bisa mencari bahan baku atau barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan divisi lain.

Oleh karena itu, staf Purchasing harus memahami apa kebutuhan perusahaan, berapa anggarannya, dan seperti apa perencanaan perusahaan di masa depan. Proses membeli barang tidak semudah yang dibayangkan. Jika Anda beli barang untuk kebutuhan pribadi, jika harga dan kualitasnya cocok pasti langsung dibeli. Namun, tim Purchasing harus bisa mencari produk dan jasa yang paling cocok dengan harga terbaik.

Alur Kerja Purchasing

Saat diminta melakukan pembelian, ada beberapa langkah pekerjaan yang dilakukan Purchasing. Berikut ini beberapa langkah pembelian yang harus dilalui Purchasing untuk melakukan pembelian.

1. Melakukan Perencanaan

Sebelum melakukan pembelian, Purchasing harus rapat bersama divisi terkait untuk melakukan perencanaan. Tim buyer harus mengetahui apa yang dibutuhkan dan jadi kebutuhan bisnis Anda. Bersama dengan pemilik perusahaan, tim Purchasing membuat keputusan bersama apakah akan melakukan pembelian atau menyewa.

Saat melakukan perencanaan, tim Purchasing harus mengetahui anggaran dari proses pengadaan. Alasannya agar pembelian tidak melebihi budget dan mempengaruhi pendapatan bersih perusahaan. Selain itu, tim bisa menggunakan analisa Total Cost of Ownership (TCO) untuk membandingkan beberapa opsi sesuai rincian biaya yang dikeluarkan.

Saat melakukan analisa TCO, tim Purchasing bukan hanya mencari barang dengan harga termurah, namun juga barang dengan value for money yang paling baik. Saat melakukan perencanaan, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu:

• Apakah harus beli atau sewa barang dan jasa yang dibutuhkan
• Tujuan penggunaan barang dan jasa
• Kapan supplier bisa menyediakan barang dan jasa tersebut
• Berapa harga dan margin keuntungan yang diambil supplier
• Kelebihan apa saja yang ditawarkan setiap supplier
• Berapa total anggaran untuk pembelian barang dan jasa
• Di mana lokasi barang dan jasa diproduksi
• Berapa lama waktu dibutuhkan untuk mengirim barang dan jasa yang dipesan
• Sejauh apa lokasi supplier dari lokasi pabrik atau kantor Anda
• Sebagus apa reputasi supplier dan seberapa cepat bisa menyediakan kebutuhan perusahaan.

2. Memilih Supplier yang Tepat

Setelah membuat perencanaan, langkah selanjutnya adalah memilih supplier yang paling cocok. Disarankan untuk memilih supplier yang memiliki reputasi baik, tidak pernah bermasalah dengan proses pengadaan, tidak punya masalah keuangan, fleksibel, dan menyediakan dukungan teknis jika dibutuhkan.

Untuk menjaga operasional tetap lancar, disarankan memilih supplier yang jaraknya paling dekat dengan pabrik atau kantor. Tujuannya agar biaya transportasi lebih hemat dan barang atau jasa bisa sampai tepat waktu. Untuk mendapat harga yang lebih baik atau pengadaan lebih cepat Anda bisa mengadakan kerjasama untuk jangka panjang.

Keuntungan dari bekerjasama dengan supplier langganan adalah: lebih hemat waktu dalam pengadaan, bisa dapat harga lebih murah, pembayaran lebih fleksibel, dan tidak perlu repot-repot mencari supplier baru.

3. Melakukan Penawaran dan Negosiasi

Langkah selanjutnya yang dikerjakan oleh Purchasing adalah melakukan bidding atau penawaran. Penawaran yang dilakukan berdasarkan Request for Information (RFI). Dokumen RFI berisi tentang kemampuan supplier dibandingkan biaya yang dikeluarkan perusahaan, rincian barang dan jasa yang dipesan, jumlah dan lama waktu pengiriman, serta jatuh tempo pembayaran.

Setelah melakukan penawaran, selanjutnya adalah melakukan negosiasi. Proses ini sangat penting agar Anda dan supplier bisa saling memahami apa kebutuhan pengadaan. Saat bernegosiasi, Anda bisa menyesuaikan dan mengoreksi beberapa poin pada RFI sebelum dibuatkan MoU atau Perjanjian Kerjasama.

Setelah proses negosiasi selesai, langkah terakhir adalah melakukan pembelian. Purchasing adalah tim yang bertugas memberikan PO atau Purchasing Order kepada Supplier. Setelah barang atau jasa pesanan sampai, supplier akan memberikan invoice dan selanjutnya Purchasing yang memproses pembayaran.

Tugas Purchasing

Inilah tugas-tugas dari Purchasing:

• Menyusun daftar pengadaan barang dan jasa di perusahaan
• Kategorisasi pembelian; Pembelian barang/jasa beli putus (just in time) atau langganan
• Meminta persetujuan untuk proses pembelian ke manajemen
• Melakukan analisa Total Cost of Ownership (TCO)
• Menyusun daftar supplier potensial untuk barang dan jasa yang dibutuhkan
• Menghubungi supplier untuk mendapatkan penawaran harga (quotation)
• Menganalisa penawaran yang diberikan supplier
• Memilih penawaran yang paling menguntungkan untuk bisnis
• Melakukan negosiasi harga, fitur, serta biaya dan waktu pengiriman dari supplier
• Membuat dan kirim dokumen pemesanan atau Purchase Order ke supplier
• Melacak pengiriman dan mengecek kualitas barang/jasa sesuai kontrak
• Menyimpan semua dokumen terkait pengadaan
• Berkoordinasi dengan tim gudang untuk penyimpanan barang pesanan
• Berkoordinasi dengan Finance untuk melakukan pembayaran
• Melakukan evaluasi atas proses pembelian dan kinerja supplier.

Skill yang Dibutuhkan untuk Jadi Staff Purchasing

Berdasarkan tugas Purchasing di atas, ada beberapa skill atau keahlian yang dibutuhkan untuk menjadi staff di bagian Purchasing. Jika Anda ingin bekerja sebagai Purchasing di perusahaan, inilah skill yang harus dimiliki:

• Punya kemampuan komunikasi yang baik. Pekerjaan Purchasing selalu berhubungan dengan banyak orang sehingga butuh komunikasi yang baik. Purchasing adalah pekerjaan yang membutuhkan keahlian komunikasi yang baik karena selalu berhubungan dengan banyak supplier atau vendor.
• Kemampuan negosiasi. Saat proses penawaran berlangsung, dibutuhkan kemampuan negosiasi agar perusahaan Anda bisa mendapat barang dan jasa yang sesuai kebutuhan dengan harga terbaik. Staff Purchasing yang sudah berpengalaman bisa bantu mengurangi dana yang dikeluarkan saat pengadaan.
• Mampu mencari dan membangun network supplier. Kemampuan yang dibutuhkan Purchasing adalah bisa mencari barang dan jasa yang dibutuhkan oleh divisi lain di perusahaan. Jangan hanya fokus ke supplier langganan, kalau bisa cari supplier baru yang bisa menawarkan harga lebih murah dan kualitas barang lebih bagus.
• Mengelola dokumen. Seorang staff Purchasing harus terbiasa bekerja dengan banyak dokumen. Biasakan kerja rapih jadi Anda tahu di mana dokumen yang dibutuhkan untuk satu proyek pengadaan. Jangan ceroboh karena dokumen pengadaan sangat penting, kalau hilang pasti akan merepotkan banyak orang.
• Paham tentang perpajakan. Staff Purchasing harus mengerti bagaimana sistem perpajakan. Jika Anda mulai dari nol, pengetahuan tentang pajak ini bisa dipelajari sambil berjalannya waktu. Setidaknya Anda tahu dulu dasar dari sistem pemotongan pajak.
• Biasa menggunakan aplikasi office. Setiap hari tim Purchasing disibukan dengan dokumen digital. Oleh karena itu, Anda harus memiliki keahlian dalam mengoperasikan aplikasi office, seperti: Word, Excel, dan PowerPoint.

Purchasing adalah salah satu bagian paling penting dalam perusahaan. Divisi ini bertugas mengatur pengadaan dan pembelian perusahaan. Pekerjaan Purchasing membutuhkan kemampuan komunikasi yang baik karena sering berhubungan dengan banyak pihak. Sekedar informasi, Bhinneka punya produk e-Procurement Marketplace yang akan membantu Purchasing mengadakan proses pembelian dengan cepat, mudah, dan transparan.