Memilih printer untuk kantor dan tempat usaha adalah suatu langkah yang penting. Printer yang cocok dengan kebutuhan bisa bantu tingkatkan produktivitas dan efisiensi kerja karyawan Anda. Walaupun transformasi digital bisnis mengurangi kebutuhan cetak dokumen fisik, namun kebutuhan cetak mencetak masih tinggi.

Saat ini banyak printer yang dilengkapi banyak fungsi, seperti: cetak, pindai, salin, dan faks. Ini artinya membeli printer tidak hanya untuk cetak saja, namun juga untuk pindai (scan) dan salin (fotokopi). Pindai dan salin adalah salah satu kegiatan yang banyak dilakukan di kantor, bahkan saat transformasi digital dilakukan. Daripada beli printer dengan fungsi tunggal, akan lebih efisien jika beli printer multifungsi.

Namun, ada juga pebisnis yang lebih memilih printer tunggal karena faktor harga. Printer dengan fungsi tunggal harganya lebih murah dan performanya lebih cepat. Volume cetak per bulan yang direkomendasikan lebih tinggi sehingga cocok untuk Anda yang punya kebutuhan cetak banyak.

Untuk menghindari kesalahan saat memilih printer untuk kantor, ada beberapa pertimbangan yang harus Anda perhatikan, yaitu:

1. Ketahui Kebutuhan Cetak Anda

Langkah pertama yang perlu dilakukan sebelum membeli printer untuk kantor adalah ketahui apa kebutuhan Anda. Pertimbangkan berbagai faktor berikut ini sebelum beli printer yang bagus untuk bisnis:

• Volume cetak dokumen per bulan
• Jenis dan ukuran kertas yang digunakan
• Jenis dokumen yang dicetak (teks, grafik, atau foto)
• Kebutuhan cetak hitam (monokrom), warna, atau keduanya
• Fungsi lain yang dibutuhkan (pindai, fotokopi, dan faks).

2. Jenis Printer yang Dibutuhkan

Ada beberapa jenis printer yang umum digunakan untuk kantor atau bisnis. Masing-masing jenis printer punya fitur dan keunggulannya masing-masing. Berikut ini jenis printer dan keunggulannya untuk bisnis:

• Printer Inkjet: Teknologi Inkjet menggunakan tinta cair yang disemprot ke permukaan kertas untuk menciptakan gambar dan teks. Printer ini sangat cocok untuk cetak foto dan dokumen warna karena bisa menghasilkan gambar berkualitas tinggi.
• Printer Laser: Teknologi laser menggunakan toner bubuk yang dipanaskan dan ditransfer ke kertas dengan bantuan drum pencetak. Printer laser bisa mencetak lebih cepat dibanding Inkjet dan cocok untuk cetak monokrom atau warna dalam jumlah besar.
• Printer Multifungsi: Printer All in One (AiO) atau multifungsi adalah jenis printer yang paling banyak diproduksi saat ini. Alasannya karena makin banyak perusahaan yang butuh perangkat kerja dengan banyak fungsi, ketimbang cetak saja. Printer jenis All in One sangat ideal untuk efisiensi budget pengadaan dan hemat tempat penyimpanan.

3. Kecepatan dan Volume Cetak Maksimal

Pertimbangkan kecepatan cetak saat memilih printer untuk kantor. Kecepatan printer dihitung dalam satuan ppm (halaman per menit). Ada juga rekomendasi volume cetak maksimal yang dapat ditangani per bulan. Pilih jenis printer yang memiliki kecepatan cetak paling tinggi. Namun, semakin cepat harganya semakin mahal. Kemudian, jika Anda punya volume cetak besar bisa pilih jenis printer laser.

4. Kualitas dan Resolusi Cetak

Untuk cetak dokumen profesional, materi promosi, dan foto Anda butuh printer yang memiliki resolusi cetak tinggi. Carilah printer khusus foto dengan DPI (dot per inch) tinggi. Beberapa printer terbaru saat ini memiliki resolusi DPI 600 dpi hingga 1200 dpi. Maksimal ada yang sampai 2400 dpi. Namun, ada yang perlu dikorbankan saat beli printer resolusi tinggi yaitu kecepatan cetak lebih rendah.

5. Konektivitas dan Kompatibilitas

Konektivitas lengkap sangat penting dalam memilih printer untuk kantor. Printer jaman dulu hanya dilengkapi USB dan Ethernet saja. Cetak dokumen harus pakai PC atau laptop. Namun printer modern saat ini sudah dilengkapi koneksi nirkabel seperti WiFi, Bluetooth, dan NFC. Koneksi tanpa kabel memungkinkan karyawan Anda bisa cetak dokumen atau kirim hasil scan dari smartphone dan tablet.

Untuk kirim perintah cetak dan fotokopi, atau kirim hasil scan Anda butuh instal aplikasi tertentu di smartphone dan tablet. Fitur WiFi Direct bisa menggunakan jaringan nirkabel untuk kirim dokumen ke printer tanpa bantuan router. Printer dengan koneksi nirkabel membuat kantor Anda lebih rapi bebas kabel berseliweran.

6. Perhatikan Ukuran Kertas yang Bisa Dicetak

Ada satu hal yang perlu dipertimbangkan saat membeli printer yaitu ukuran kertas yang bisa dicetak. Ini sangat penting karena ukuran dan jenis kertas yang dapat ditampung harus sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Pastikan juga printer tersebut dapat cetak di berbagai jenis kertas berbeda. Pastikan printer yang Anda beli serbaguna agar lebih fleksibel menangani kebutuhan berubah-ubah.

7. Merk Printer dan Layanan Purna Jual

Beli merk printer terbaik di dunia untuk menjamin kualitas produk tahan lama. Ada berbagai merk printer ternama yang bisa Anda beli, seperti: HP, Epson, Canon, Brother, Fujifilm, dan lainnya. Merk printer yang bagus untuk kantor juga didukung layanan purna jual yang baik. Pusat service produk tersebar di banyak kota di Indonesia. Ketersediaan suku cadang, katrid, dan toner tinta mudah dibeli di mana saja, contohnya di Bhinneka.

8. Efisiensi Waktu, Tenaga, dan Energi

Selain punya fitur All in One, printer terbaru saat ini punya fitur hemat energi dan waktu seperti cetak dupleks otomatis (dua sisi/bolak balik). Fitur Dupleks bisa hemat penggunaan kertas sehingga bisa menekan jejak karbon dan pengeluaran operasional. Jenis printer Inkjet punya konsumsi daya lebih rendah dibanding laser. Tagihan listrik perusahaan jadi lebih hemat.

9. Pertimbangkan Biaya yang Dikeluarkan

Selain biaya yang dikeluarkan untuk membeli printer, pertimbangkan juga biaya yang akan dikeluarkan untuk beli katrid tinta atau toner. Printer laser harganya memang lebih mahal dari Inkjet, namun biaya jangka panjangnya lebih murah. Biaya cetak per halaman lebih rendah karena memang dirancang untuk tangani volume cetak tinggi. Sedangkan, jika Anda mengutamakan hasil cetak lebih baik pilih tipe Inkjet.

10. Cari Tahu Review Produk dari Pelanggan Lain

Penilaian dari konsumen lain bisa jadi pertimbangan saat membeli printer untuk kantor. Anda bisa gunakan review tersebut sebagai alasan kenapa memilih jenis atau tipe printer tertentu. Langkah ini akan mengurangi subjektifitas dalam memilih printer yang bagus untuk kantor. Cari tahu apa saja kelebihan dan kekurangan tipe produk yang Anda ingin beli. Luangkan waktu untuk cari pembandingnya.

Uang perusahaan yang dikeluarkan tentu harus dipertanggungjawabkan. Pertimbangkan semua kebutuhan Anda, lakukan riset spesifikasi, kelebihan, dan kekurangan kandidat printer untuk kantor. Printer yang tepat dapat bantu kurangi biaya jangka panjang dan meningkatkan produktivitas. Jangan lupa beli printer berkualitas untuk kantor di Bhinneka. Dijamin original, bergaransi resmi, dan lengkap layanan purna jualnya.