Merawat printer tahan lama adalah suatu tantangan tersendiri. Printer adalah salah satu perangkat kerja di kantor yang memiliki beban kerja tinggi. Tidak terhitung berapa banyak kertas yang perlu dicetak setiap hari, selama seminggu. Mesin yang terus menerus bekerja pasti akan mengalami penurunan performa jika tidak dirawat dengan baik. Akibatnya, printer yang cepat rusak akan membebani pengeluaran usaha Anda.

Saat ini fungsi printer semakin luas. Selain untuk cetak, juga sering digunakan untuk fotokopi dan scan. Beberapa produk printer dengan fasilitas WiFi juga bisa dipakai untuk kirim file yang dicetak ke jaringan komputer atau Cloud. Jika perangkat yang sangat diandalkan ini mengalami downtime tentu akan menghambat pekerjaan karyawan Anda.

Berikut ini kami berikan beberapa tips untuk merawat printer kantor tahan lama dan tetap dalam kondisi prima. Tujuannya supaya printer kantor tetap bisa diandalkan dalam waktu lama. Pada akhirnya, akan bisa menghemat pengeluaran belanja peralatan kantor.

1. Gunakan Printer di Kondisi Ruangan yang Ideal

Suhu ideal untuk mengoperasikan printer adalah 20-28°C. Suhu ini harus terus dipertahankan selama proses pencetakan berlangsung. Suhu yang terlalu panas dapat merusak mesin printer, terutama di bagian print head. Selain itu, ruangan kantor atau tempat printer sebaiknya punya tingkat kelembapan sekitar 55-65%.

Ruangan juga harus bebas dari serangga, hewan rumahan, hingga debu. Untuk merawat suhu printer, pastikan sirkulasi udara di sekitar alat selalu lancar. Pastikan tidak ada benda yang menghalangi aliran udara di sekitarnya. Simpan juga kertas kosong di tempat bersih supaya tidak kotor atau basah.

2. Pemanasan Sebelum Digunakan

Saat hari libur (weekend) sabtu-minggu, printer kantor otomatis tidak digunakan. Printer akan masuk ke dalam mode Sleep secara otomatis. Saat printer dinyalakan di hari Senin, printer masuk ke dalam mode kalibrasi terlebih dulu. Perlu waktu untuk menghangatkan komponen penting untuk bisa menghasilkan cetak akurat dan efisien.

Jika printer langsung digunakan saat masih dalam mode Sleep dapat menyebabkan kerusakan. Berikan sedikit waktu untuk printer melakukan pemanasan. lakukan cetak halaman pengujian sebelum printer digunakan. Jika konsisten melakukan ini, printer bisa lebih tahan lama dan cetak dalam kualitas tinggi yang konsisten.

3. Jangan Masukan Terlalu Banyak Kertas di Tray

Memasukan terlalu banyak kertas di dalam tray atau baki kertas dapat menyebabkan masalah. Salah satunya adalah paper jam (kertas macet). Kebanyakan baki kertas di printer memiliki garis tingkat pengisian kertas maksimal. Gunakan garis tersebut untuk memuat kertas di baki. Pastikan kertas dimasukkan dengan rapi dan tidak ada bagian yang terlipat.

Jika kapasitas baki kertas terlalu sedikit, Anda bisa beli baki tambahan jika printer mendukung. Namun jika tidak bisa ditambah, pastikan karyawan tidak memasukan kertas terlalu banyak. Hal ini bisa jadi pertimbangan di masa depan untuk beli printer dengan kapasitas tray besar. Untuk menghindari kesalahan saat beli printer kantor, pertimbangkan beberapa hal berikut ini.

4. Hati-Hati Saat Memperbaiki Paper Jam

Kertas macet atau paper jam dapat menghambat produktivitas karyawan. Jangan biarkan rasa kesal membuat karyawan Anda menarik paksa kertas dari dalam printer. Di dalam printer ada banyak perangkat elektronik yang sensitif dan kompleks. Untuk mengatasi kertas macet, ikuti beberapa langkah berikut ini:

• Cek di mana posisi kertas macet
• Cabut kabel printer dari sumber listrik
• Buka perangkat dengan mengikuti buku petunjuk
• Ambil kertas yang tersangkut secara perlahan
• Pastikan tidak ada sisa kertas tertinggal di dalam printer
• Pastikan semua komponen printer tidak ada yang bergeser
• Tutup kembali bodi printer dan coba lakukan pengujian cetak.

5. Rutin Membersihkan Printer

Debu dan sisa tinta yang mengering adalah jenis kotoran yang berbahaya bagi printer. Kotoran yang menumpuk di komponen penting dapat menghambat kinerja mesin. Mesin bekerja lebih keras sehingga dapat mengurangi masa pakainya. Hasil cetak juga menurun karena terganggu kotoran.

Tidak hanya bagian dalam, bagian luar printer juga jangan lupa dibersihkan. Bersihkan kotoran di baki kertas dan tempat masuk dan keluar kertas. Tujuannya agar tidak ada kotoran yang masuk ke dalam mesin. Khusus printer multifungsi, bersihkan juga bagian permukaan kaca untuk scan. Sebagai tindak pencegahan, Anda bisa bersihkan printer sebulan sekali atau setiap 3 bulan.

6. Jangan Pakai Katrid atau Toner Tinta Palsu

Katrid atau toner tinta palsu mendatangkan banyak masalah. Produk palsu bisa merusak komponen di dalam printer dan menurunkan kualitas cetak. Pihak tak bertanggung jawab yang menjual katrid atau toner palsu biasanya menawarkan harga murah atau diskon untuk menarik korban. Untuk mencegah hal ini, Anda bisa cari tahu tips menghindari katrid atau toner printer palsu.

Hindari membeli katrid atau toner tinta printer palsu dengan membeli hanya di toko terpercaya. Saat ini ada banyak tempat untuk membeli tinta printer original. Bhinneka adalah salah satu toko online yang menjual katrid dan toner tinta original. Anda beli cek katrid dan toner asli dari berbagai merk di sini.

7. Lepaskan Penjepit Kertas dan Staples

Pastikan karyawan Anda memperhatikan kondisi kertas sebelum menggunakan printer. Lepaskan penjepit kertas dan staples sebelum mencetak, salin, atau fotokopi. Staples yang masih menempel di kertas dapat menggores permukaan komponen penting di dalam printer saat proses cetak. Penjepit dan staples juga dapat merusak kaca scanner sehingga membuat hasil fotokopi atau scan tidak jelas.

8. Latih Karyawan untuk Merawat Printer

Meskipun merawat printer bukan tanggung jawab semua karyawan, namun ada baiknya Anda mengajari mereka cara menggunakan printer dan merawatnya dengan benar. Tujuannya supaya jika terjadi masalah, mereka tidak melakukan hal yang tak diinginkan, seperti: menarik paksa kertas saat paper jam.

Fungsi printer saat ini sudah sangat luas. Selain cetak, printer juga bisa fotokopi, scan, dan kirim faks. Fitur nirkabel memungkinkan karyawan bisa cetak dari smartphone dan tablet. Memberi pelatihan untuk merawat printer dapat membantu karyawan untuk deteksi dini saat ada kerusakan. Karyawan juga bisa lebih waspada saat mengoperasikan alat kantor.

Kesimpulan

Cara merawat printer kantor agar tahan lama sangat berguna untuk membantu menghemat pengeluaran bisnis. Printer yang awet dapat mencetak dengan kualitas konsisten dalam jangka panjang. Perusahaan juga tidak perlu mengeluarkan biaya servis jika terjadi kerusakan. Untuk mencegah printer cepat rusak, langkah awalnya sangat penting. Pastikan Anda beli printer yang sesuai dengan beban kerja kantor.

Langkah selanjutnya, Anda perlu melatih semua karyawan untuk mengetahui cara merawat printer. Tujuannya agar lebih waspada saat menggunakan printer kantor. Jika suatu saat terjadi masalah, mereka akan tahu bagian mana yang rusak dan apa langkah yang harus dilakukan untuk mengatasinya. Hal ini sangat penting karena merekalah yang setiap hari menggunakan printer.