Tugas Staff Procurement sangat penting untuk menjaga operasional perusahaan tetap lancar. Kegiatan pengadaan akan tetap lancar jika posisi Procurement diisi oleh orang-orang yang kompeten dan berkualitas. Oleh karena itu, kali ini kami akan membahas mengenai apa saja tugas staff procurement dan skill yang dibutuhkan.
Tugas Umum Procurement
Procurement adalah kegiatan menganalisa kebutuhan perusahaan, membuat permintaan, menentukan vendor, melakukan pemesanan, hingga mengevaluasi pengadaan. Tugas Procurement pada umumnya adalah melakukan perencanaan, analisa, dan evaluasi proses pengadaan. Berbeda dari Purchasing yang tugasnya lebih transaksional.
Procurement merupakan proses yang bertujuan membantu perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan. Procurement dapat memaksimalkan laba perusahaan dengan cara mendapatkan barang dan jasa terbaik dengan harga paling rendah. Manajer dan Staff Procurement harus bisa melakukan analisis yang baik supaya bisa mendapat kebutuhan barang dan jasa yang sesuai.
Tim Procurement juga harus bisa menjaga relasi baik dengan vendor. Hubungan yang baik bisa bantu pengadaan lebih cepat, mendapat harga lebih murah, atau mendapat kuantitas barang lebih banyak. Oleh karena itu, staff Procurement harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
Tugas Staff Procurement
Setelah mengetahui apa saja tugas umum Procurement, selanjutnya mari bahas apa saja tugas dari tim Procurement atau Staff Procurement. Tugas-tugas Procurement sangat penting untuk jaga operasional perusahaan tetap lancar. Apa saja tugas Staff Procurement ?
1. Membuat Standar Pengadaan Barang dan Jasa
Tim Procurement harus bisa membuat standar yang jelas mengenai apa itu barang dan jasa yang berkualitas dan baik. Dengan panduan standar tersebut, proses pengadaan dan tender bisa dilakukan lebih cepat, akurat, dan terukur. Ditambah lagi, berkat standar tersebut, Anda bisa menilai seberapa bagus barang dan jasa yang dibeli, apakah sudah memenuhi ekspektasi atau belum.
2. Merencanakan Pengadaan
Setelah membuat standar pengadaan barang dan jasa, tugas Staff Procurement selanjutnya adalah merencanakan pengadaan. Ini adalah tugas utama dari tim Procurement. Divisi yang membutuhkan barang dan jasa akan memberi spesifikasi dan detail lainnya. Lalu, tim Procurement akan merencanakan pengadaan selanjutnya sampai barang dan jasa yang diinginkan didapat.
3. Menyesuaikan Pengadaan dengan Permintaan
Pengajuan pengadaan dari setiap divisi kemudian dipelajari oleh tim Procurement. Tujuannya supaya menyesuaikan pengadaan dengan permintaan. Banyaknya antrian pengajuan membuat Staff Procurement harus memahami semua proses operasional perusahaan. Jadi, bisa memprioritaskan mana pengadaan yang lebih dulu diproses dan mana yang bisa ditunda.
4. Mencari Vendor dan Supplier
Setelah mempelajari semua permintaan pengadaan, langkah selanjutnya adalah mencari dan menghubungi vendor yang sesuai dengan kebutuhan. Setelah menemukan kandidat vendor atau supplier yang tepat, Staff Procurement akan langsung membuat perjanjian untuk menjelaskan kebutuhan dan mengirim surat penawaran. Di tahap ini, tim Procurement harus bisa merekap dan menyampaikan semua kebutuhan perusahaan.
5. Analisa Surat Penawaran dari Vendor
Setelah menyampaikan apa saja kebutuhan perusahaan, selanjutnya setiap vendor akan mengirim surat penawaran. Tugas tim Procurement adalah mempelajari setiap surat penawaran dan pilih mana yang paling menguntungkan. Di sini kemampuan analisa yang baik wajib dimiliki oleh staff Procurement.
6. Melakukan Negosiasi
Setelah memilih vendor, langkah selanjutnya adalah melakukan negosiasi. Di sinilah kemampuan negosiasi staff Procurement dibutuhkan. Negosiasi bukan melulu soal harga dan kuantitas, namun juga bisa mengenai waktu pengiriman, termin pembayaran, dan metode pembayaran lunas atau cicilan. Jika Staff kesulitas untuk melakukan negosiasi, manajer Procurement bisa turun tangan untuk membantu.
7. Membuat Kontrak
Supplier atau vendor yang dipilih harus menandatangani kontrak mengenai pengadaan. Supaya lebih mengikat, tim Procurement harus membuat kontrak kerja dengan supplier. Tujuan dari kontrak adalah untuk menjaga agar vendor taat dengan kesepakatan yang sudah disetujui dan jumlah barang atau jasa yang sanggup disediakan.
8. Menerima dan Memproses Invoice
Sebelum memesan barang, pastikan tim Procurement sudah mengetahui kondisi keuangan. Jika ada kesulitan bisa disampaikan di awal supaya proses pembayaran disesuaikan dengan kemampuan perusahaan. Setelah barang atau jasa diterima dengan baik, kewajiban staff Procurement selanjutnya adalah memproses invoice ke tim keuangan supaya bisa segera melunasi pengadaan.
9. Melakukan Kontrol dan Evaluasi
Tugas Staff Procurement selanjutnya adalah memastikan bahwa barang sudah sesuai dengan permintaan awal. Lalu jika bentuknya jasa, staff Procurement bertugas agar jasa yang diberikan sesuai kebutuhan. Inilah salah satu tugas staff Procurement yaitu kontrol. Selanjutnya, staff Procurement wajib melakukan evaluasi untuk menilai seberapa bagus vendor jika ke depan perusahaan melakukan pembelian ulang (repeat order).
Tugas Manajer Procurement
Tugas manajer Procurement adalah berkomunikasi dengan tim keuangan dan operasional untuk memahami apa saja masalah dan kebutuhan perusahaan. Kemudian manajer Procurement juga mempersiapkan tender untuk semua kebutuhan yang akan datang. Berikut ini semua tugas manajer Procurement di perusahaan:
1. Membuat Kebijakan Pembelian
Tugas utama manajer Procurement adalah membuat, mengatur, dan mengelola kebijakan Purchasing (pembelian). Setiap ada permintaan pembelian, manajer Procurement akan memeriksa apa saja yang perlu dibeli, permintaan mana yang lebih prioritas, dan mempertimbangkan apakah perlu adanya pembelian atau tidak.
Manajer Procurement perlu memastikan apakah pembelian barang dan jasa yang diminta apakah sesuai dengan kebutuhan atau tidak. Jangan sampai menggangu keuangan atau cash flow perusahaan. Pengeluaran perusahaan akan lebih stabil berkat kebijakan yang dibuat manajer Procurement.
2. Memilih Vendor atau Supplier
Manajer Procurement punya tanggung jawab untuk memilih supplier atau vendor yang tepat. Karena berhubungan dengan pengeluaran dalam jumlah besar, pemilihan vendor tidak boleh diserahkan ke staff. Staff Procurement hanya memberi rekomendasi beberapa vendor, kemudian manajer yang membuat keputusan.
Sebelum memilih, manajer harus mengetahui reputasi vendor atau supplier. Salah pilih vendor bisa merugikan pihak perusahaan. Terutama jika kontraknya untuk jangka panjang dan ada penalti untuk pembatalan sepihak. Oleh karena itu, manajer Procurement harus memiliki pertimbangan yang matang.
3. Mengatur SLA atau SOP
Tugas manajer Procurement yang lainnya adalah membuat SLA (Service Level Agreements) atau SOP (Standard Operating Procedure). SLA dan SOP yang dibuat untuk proses pengadaan di dalam perusahaan atau saat kerjasama dengan supplier. Standar tersebut dibuat agar proses pengadaan dan kualitas barang atau jasa yang dipesan sesuai harapan perusahaan.
4. Mengurus Anggaran Pembelian
Manajer Procurement juga bertugas untuk mengurus anggaran pembelian. Manajer bertugas menentuk berapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk pembelian. Tujuan penetapan anggaran supaya pengadaan tidak melebihi bujet dan membuat pengeluaran membengkak. Manajer juga harus tahu harga pasaran barang dan jasa supaya tidak membeli dengan harga jauh lebih mahal.
5. Menyetujui Kontrak Pengadaan
Saat melakukan pengadaan, selalu ada kontrak atau perjanjian antara perusahaan dan supplier. Tugas Manajer Procurement adalah untuk mempelajari kontrak yang sudah dibuat dan menyetujuinya. Manajer Procurement harus punya bayangan tentang tren pasar atau kondisi perusahaan di masa depan. Tujuannya untuk menghindari kontrak pembelian yang merugikan perusahaan di kemudian hari.
Nah itulah, tugas Staff Procurement dan Manajer Procurement dalam perusahaan. Staff dan Manajer Procurement saling bekerjasama untuk melakukan pembelian secara efektif dan efisien. Jika Anda membutuhkan pengadaan yang lebih cepat, efektif, dan efisien, manfaatkan layanan e-Procurement Bhinneka.